La sfida

L’azienda aveva la necessità di elaborare automaticamente le Fatture Passive ricevute dai Fornitori in formato PDF come allegati via mail, per poi trasferirle al suo sistema gestionale (ERP).
La sfida sta nel ridurre il tempo impiegato nella gestione documentale, permettere al personale di dedicarsi a compiti a maggior valore aggiunto e realizzare il ROI grazie alla netta riduzione del volume delle attività amministrative.
Questa sfida è nata dalla crescente importanza della gestione documentale automatizzata delle attività operative nel settore dei trasporti sia dal desiderio di migliorare l'efficienza operativa.

Oltre alla gestione delle Fatture Passive, l’azienda cliente doveva affrontare la sfida della fatturazione elettronica in contesti internazionali e della riconciliazione di queste fatture estere, da gestire senza l’ausilio del portale unico.

La nostra soluzione

Wenda ha proposto la sua piattaforma che integra tecniche avanzate di Machine Learning e moduli di Intelligenza Artificiale per automatizzare il processo di gestione documentale.

La piattaforma Wenda AI è stata impiegata per ottimizzare i flussi di lavoro legati alle Fatture Passive dei Fornitori, semplificando ogni fase del processo. Tramite l'applicazione di modelli AI ai PDF delle fatture ricevute via email, la piattaforma estrae automaticamente tutti i dati necessari e genera file .XML da trasferire direttamente all'ERP aziendale del cliente per una rapida importazione e compilazione delle fatture.
In caso di discrepanze tra i dati estratti da Wenda e quelli presenti nel sistema ERP, la piattaforma gestisce autonomamente le anomalie intercettate sulle fatture, garantendo un processo efficiente e trasparente.

La soluzione utilizza un sistema avanzato di supervisione dei dati per garantire che ogni passaggio del processo sia efficiente e trasparente. Inoltre, la gestione degli stati dei documenti – dal caricamento della Fattura Passiva in PDF, passando per l’elaborazione da parte del modello AI di Wenda, fino all'aggiornamento conclusivo dello stato del singolo documento – è completamente automatizzata, consentendo al personale di comunicare attraverso la piattaforma Wenda AI per risolvere eventuali problematiche relative alle fatture.

Wenda AI opera dunque con un intervento minimo da parte del personale, che dunque viene liberato da attività ripetitive e riorientato su compiti a maggior valore aggiunto per l’azienda.

Integrazione dei Processi di Fatturazione Elettronica

Oltre alla gestione delle Fatture Passive, Wenda ha affrontato la sfida della fatturazione elettronica in contesti internazionali.
Mentre le operazioni tra partite IVA italiane possono essere gestite in modo integrato grazie alla compatibilità dei sistemi, le transazioni con fornitori esteri richiedono soluzioni più complesse.

Il cliente di Wenda si trovava ad affrontare una grande mole di fatture provenienti dall'estero, gestite manualmente da un team dedicato. Il processo di riconciliazione, fondamentale per associare correttamente le voci di costo delle fatture con quelle interne, richiedeva tempo e risorse considerevoli.

Wenda ha dunque introdotto un approccio innovativo per automatizzare la gestione delle fatture internazionali.
La piattaforma legge automaticamente le fatture inviate dai fornitori via email, analizzando ogni voce di costo e confrontandola con un vocabolario personalizzato creato per il cliente.
Questo vocabolario, sviluppato tramite algoritmi di apprendimento automatico, associa le voci di costo esterne (cioè quelle espresse nelle fatture emesse dai fornitori) con quelle interne del gestionale del cliente, facilitandone la riconciliazione.

Una volta completata l'elaborazione della fattura, i dati vengono poi integrati nel sistema ERP del cliente attraverso un file .XML generato automaticamente da Wenda AI.
Il processo di integrazione tra Wenda AI e l’ERP è gestito tramite un layer software proprietario del cliente, che permette il trasferimento automatico dei dati e avvia i processi di riconciliazione sul gestionale.

Eventuali discrepanze vengono gestite automaticamente, con la piattaforma che notifica il cliente e avvia i processi di verifica necessari.

I vantaggi ottenuti

L'implementazione della soluzione ha portato risultati notevoli:

1. Aumento della produttività grazie all’automazione: lo spedizioniere è riuscito ad automatizzare l'elaborazione di centinaia di documenti, ha aumentato notevolmente la produttività delle risorse umane e ha distribuito in maniera più efficiente i carichi di lavoro;
2. Risparmio dell'80% del tempo di back-office: riducendo il tempo impiegato nella gestione documentale, il personale può ora concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto, più strategici e più creativi;
3. Maggior scalabilità nel back-office a livello operativo: l'automazione ha permesso all’azienda di espandere la sua operatività a livello di back office. In un’ottica futura, questo elemento potrà essere ulteriormente rafforzato dalle potenzialità dell’automazione.