La sfida

Il Consorzio Agrario aveva la necessità di semplificare il processo di caricamento delle merci nei magazzini e nelle agenzie esterne (punti vendita) a partire dai Documenti di Trasporto Fornitori (DDT), riducendo il tempo impiegato nella gestione documentale e permettendo al personale di dedicarsi a compiti a maggior valore aggiunto.
Questo passo è stato motivato dalla crescente importanza della gestione documentale e dell’automazione delle attività operative nel settore aziendale e dal desiderio di migliorare l'efficienza operativa.

Il progetto è stato ispirato da un Centro di innovazione, che ha svolto un ruolo fondamentale nell'agevolare la collaborazione tra il Consorzio Agrario, parte del suo ecosistema, e Wenda. Il Centro ha dunque messo in contatto le due realtà, creando una sinergia che ha aperto nuove e promettenti prospettive di business per entrambe le parti coinvolte.

La nostra soluzione

Wenda ha proposto la sua Piattaforma che integra Machine Learning e Intelligenza Artificiale legata all’automazione documentale.
La soluzione è stata utilizzata dal Consorzio Agrario per ottimizzare i flussi di lavoro legati al caricamento delle merci a partire dai DDT, semplificando ogni passaggio del processo.

In ogni agenzia del Consorzio e nell'ufficio centrale, ogni DDT inviato dai fornitori viene scannerizzato e convertito in un file immagine, per poi essere archiviato localmente.
La soluzione consente dunque di caricare il DDT scannerizzato sulla piattaforma Wenda, dove il modello proprietario di Intelligenza Artificiale specializzato analizza ed elabora i DDT, per poi estrarre le informazioni rilevanti da ogni documento. Queste informazioni includono Partita IVA, Ragione Sociale del Fornitore, Data DDT, Numero Documento DDT, Codice Prodotto Interno, Codice Prodotto Fornitore, Descrizione, Quantità e Unità di Misura.

Un file con queste informazioni viene poi trasferito automaticamente in uno spazio dedicato al Consorzio. Il sistema gestionale interno al Consorzio prende questo file in automatico, apre un’apposita procedura automatizzata, legge il file e gestisce il caricamento della merce indicata nel DDT scannerizzato.
La soluzione utilizza un sistema avanzato di supervisione dei dati per garantire che ogni passaggio del processo sia efficiente e trasparente. Inoltre, la gestione degli stati dei documenti, dal caricamento del DDT scannerizzato fino all'elaborazione da parte del modello AI, è completamente automatizzata.

La soluzione offre inoltre un'innovativa modalità per la gestione dell'anagrafica degli articoli: i codici presenti nei DDT dei fornitori vengono convertiti nei codici interni dell'azienda per semplificare ulteriormente il processo di caricamento della merce. L'anagrafica viene aggiornata regolarmente ogni 6 ore per garantire sempre dati aggiornati e completi.

Tutto questo avviene con un minimo intervento del personale (limitato a un rapido controllo della merce da caricare), che dunque viene liberato da un’attività ripetitiva e riorientato su compiti a maggior valore aggiunto per il Consorzio.

I vantaggi ottenuti

L'implementazione della soluzione ha portato risultati notevoli:

• Aumento della produttività grazie all’automazione: il Consorzio è riuscito ad automatizzare 4.500 Documenti di Trasporto Fornitori, aumentando notevolmente la produttività del back-office;
• Risparmio dell'80% del tempo di back-office: riducendo il tempo impiegato nella gestione documentale, il personale del Consorzio può ora concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto, più strategici e più creativi;
• Miglior servizio al cliente a livello operativo: l'automazione ha permesso al Consorzio di espandere la sua operatività. In un’ottica futura, questo elemento potrà essere ulteriormente rafforzato dalle potenzialità dell’automazione.