Sfida di business

Rhenus si trova di fronte alla sfida di gestire efficacemente e tempestivamente le Richieste di ritiro inviate dai propri clienti attraverso varie modalità, sia testuali nel corpo dell'email sia mediante allegati come DDT, Delivery Note e Bordereau. L'eterogeneità di questi formati e l'ampia quantità di informazioni richiedono un processo di smistamento accurato e veloce per garantire il tempestivo data entry nel TMS proprietario di Rhenus e una corretta organizzazione dei pick-up e delle consegne.

Soluzione 

Per affrontare questa sfida, Wenda ha implementato un sistema di gestione delle email integrato con servizi di back end dedicati, che parte con la creazione di una casella mail dedicata esclusivamente a Rhenus.
Il nostro sistema automatizzato filtra le email in arrivo su questa casella, ne rimuove tutte le informazioni non necessarie (testo inoltrato, firme, ecc.) e applica un filtro in grado di distinguere  tra email contenenti informazioni nel corpo del testo e quelle con Richieste di ritiro contenute negli allegati.

Questa operazione di filtro è possibile perché Wenda utilizza due modelli disegnati ad hoc e distinti per elaborare i due tipi di contenuti: il modello NLP (Natural Language Processing) analizza il testo delle email, mentre il modello Layout decodifica il layout degli allegati.
Una volta identificato il tipo di contenuto, il sistema progettato da Wenda instrada le informazioni estratte verso ulteriori modelli specializzati per il riconoscimento delle informazioni specifiche nei diversi documenti allegati – DDT, Delivery Note, Bordereau, … 

Le informazioni estratte vengono organizzate e restituite in un formato standardizzato .json, indispensabile per l'elaborazione successiva.
I dati estratti vengono elaborati in un altro servizio di backend, che converte il file .json in un formato .xml conforme ai requisiti del TMS proprietario di Rhenus. Inoltre, per soddisfare le esigenze di interoperabilità del TMS, effettuiamo una trasformazione aggiuntiva da .xml a EDI, il formato richiesto dal sistema di gestione dei trasporti.

Parallelamente, per consentire agli operatori di Rhenus di accedere ai file elaborati, Wenda ha implementato un sistema di trasferimento dei dati tramite una cartella FTP dedicata: i file EDI vengono caricati su questa cartella FTP, da cui vengono prelevati e instradati automaticamente al sistema TMS di Rhenus. Questo processo avviene a intervalli regolari definiti internamente, garantendo un flusso continuo e affidabile delle informazioni.
In questo modo, gli operatori di ciascuna delle filiali di Rhenus vedono comparire nel TMS le Richieste di ritiro e possono dunque attivare le loro risorse interne e avviarne i relativi processi.

Il sistema progettato da Wenda instrada le informazioni estratte verso ulteriori modelli specializzati per il riconoscimento delle informazioni specifiche nei diversi documenti allegati.

I vantaggi ottenuti

L'implementazione di questa soluzione ha comportato numerosi vantaggi per Rhenus.

Prima di tutto, Wenda ha ottimizzato e accelerato il processo di acquisizione e elaborazione delle Richieste di ritiro, riducendo notevolmente i tempi di gestione manuale delle email.
Grazie all'automazione dei flussi di lavoro e alla capacità di interpretare i diversi tipi di contenuto, siamo riusciti a garantire una maggiore precisione e coerenza nell'estrazione delle informazioni chiave.

Inoltre, la standardizzazione dei dati attraverso i formati .json e .xml ha semplificato l'integrazione con il sistema TMS di Rhenus, consentendo un trasferimento fluido e affidabile delle informazioni rilevanti per la pianificazione e l'esecuzione delle operazioni logistiche.

Infine, l'adozione del formato EDI per la trasmissione dei dati ha migliorato l'efficienza complessiva del processo, consentendo una comunicazione diretta e standardizzata tra Rhenus e i suoi partner commerciali.

Il progetto si configura come un'iniziativa di miglioramento continuo, mirata ad ottimizzare costantemente i processi e le performance. Attualmente, il progetto è in fase di avanzamento e sta registrando progressi significativi verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati.