Digitalizzazione e automazione dei documenti nella supply chain e nella logistica

Il settore della logistica si è tradizionalmente affidato alla documentazione cartacea, dalle fatture alle liste di imballaggio, dalle polizze di carico alle dichiarazioni doganali. Tuttavia, poiché le supply chain globali diventano sempre più complesse e veloci, molte aziende si stanno rendendo conto della necessità di passare dalla documentazione cartacea a quella digitale. Questo passaggio alla digitalizzazione è determinato da una serie di fattori, tra cui l'aumento dell'efficienza, la maggiore accuratezza dei dati e la riduzione dei costi, senza contare i progressi significativi in aree tecnologiche emergenti e cruciali, come l'AI.

La differenza tra conservazione digitale e digitalizzazione può generare una certa confusione: sebbene i termini siano spesso usati in modo intercambiabile, esiste una netta differenza tra loro. La conservazione digitale consiste nel garantire che i file elettronici siano archiviati in modo sicuro e siano accessibili in futuro, mentre la digitalizzazione si riferisce al processo di conversione dei documenti fisici in formato digitale. Nel contesto della supply chain e della logistica, la digitalizzazione è essenziale per snellire le operazioni, ridurre il rischio di perdita di dati e fornire accesso in tempo reale alle informazioni.
Uno degli aspetti chiave della digitalizzazione dei documenti è la lettura automatizzata dei documenti e l'inserimento dei dati. Si tratta di utilizzare un software specializzato per estrarre automaticamente le informazioni dai documenti cartacei e inserirle nei sistemi digitali.
In questo modo si elimina la necessità di inserire manualmente i dati, che richiede molto tempo, è soggetta a errori e spesso produce informazioni incomplete o errate.

Le aziende hanno diversi modi per avviare il processo di digitalizzazione dei documenti: l'Intelligent Document Processing (IDP) è una forma avanzata di digitalizzazione dei documenti che va oltre la tradizionale tecnologia di Optical Character Recognition (OCR). Mentre l'OCR si limita a riconoscere il testo in un'immagine e a convertirlo in testo leggibile dalla macchina, l'IDP utilizza algoritmi avanzati per analizzare e interpretare il contenuto di un documento, compresi la struttura e il contesto delle informazioni. Ciò consente al software di estrarre automaticamente i dati da documenti più complessi e di comprendere le relazioni tra i diversi campi di dati.

Naturalmente, esistono molti tipi di documenti logistici che possono essere digitalizzati utilizzando tecnologie di lettura automatica dei documenti e di data entry: fatture, ordini di acquisto, liste di imballaggio, polizze di carico, dichiarazioni doganali, richieste di ritiro, bolle aeree, certificazioni di qualità, prove di consegna e molti altri.

Questi documenti contengono una grande quantità di informazioni fondamentali per il buon funzionamento della supply chain, tra cui i dettagli dei prodotti, le informazioni sulla tracciabilità delle spedizioni e i dati finanziari.

Il motivo per cui le aziende della supply chain e della logistica scelgono sempre più le tecnologie di automazione documentale è che queste offrono una serie di vantaggi rispetto ai processi tradizionali che utilizzano la carta. Tra questi, una maggiore accuratezza ed efficienza, riduzione dei costi, una maggiore visibilità sulla supply chain, l'eliminazione di compiti ripetitivi per il personale umano a favore di altre attività ad alto valore aggiunto. Con la documentazione digitale, le aziende di logistica possono assicurarsi di avere le informazioni necessarie, quando ne hanno bisogno, per prendere decisioni informate e mantenere il buon funzionamento della loro supply chain.

Digitalizzazione dei documenti: perché l'industria logistica deve diventare più digitale?

La digitalizzazione dei documenti ha influenzato drasticamente quasi tutti gli aspetti del mercato. Le aziende sono consapevoli dei vantaggi che le tecnologie digitali possono offrire. Tuttavia, secondo Gartner, oltre il 50% delle organizzazioni non ha ancora iniziato a costruire attivamente una roadmap per la trasformazione digitale della supply chain¹. Il motivo può variare da un'azienda all'altra, ma spesso le aziende si trovano in difficoltà nel passare da operazioni basate sulla carta a operazioni digitalizzate. 

La digitalizzazione dei documenti è il processo di trasformazione dei documenti cartacei in formato digitale. In altre parole, significa creare una versione digitale dei documenti. Ciò può essere fatto con vari strumenti e tecniche, come la scansione del documento e la sua conversione in PDF, oppure utilizzando un sistema di gestione documentale per creare una versione elettronica del documento mediante software OCR o sistemi di elaborazione intelligente dei documenti (IDP).

Per rimanere altamente competitive, le aziende devono tenere il passo mentre il mondo si muove sempre più verso la digitalizzazione e l'automazione. Ciò è particolarmente vero per le operazioni della supply chain, dove la collaborazione e la visibilità end-to-end offrono un valore ineguagliabile nella produzione, nella gestione delle scorte e nell'evasione dei prodotti. Aggiornando i sistemi e digitalizzando la supply chain, si potrà attrezzare meglio la propria azienda per le esigenze attuali e per quelle future.

La logistica è un settore frammentato e ad alto consumo di carta, il che significa che esiste una traccia cartacea per ogni singolo processo, tra cui la gestione e la tracciabilità delle scorte nei magazzini, la spedizione di merci dall'estero e il trasferimento dai centri di distribuzione ai negozi. Indipendentemente dal tipo di operazione, ci sono centinaia di documenti che confermano una singola attività.
Se da un lato questo significa che tutto è tracciabile, dall'altro i documenti persi o danneggiati possono causare gravi difficoltà.
I documenti che contengono anche il più piccolo errore possono essere impossibili da rintracciare, con conseguenti ritardi o cancellazioni delle spedizioni o possono finire per costare migliaia o milioni di euro all'azienda². Attività ripetitive come l'inserimento di dati in sistemi come ERP, TMS o WMS, sono le attività che si prestano a questo tipo di errori. 

“I documenti che contengono anche il più piccolo errore possono costare migliaia o addirittura milioni di euro all'azienda.”

Pertanto, ci possono essere due ragioni fondamentali che spingono l'industria logistica a passare al digitale: 

1. La carta da sola non è affidabile nella logistica

In una supply chain basata sulla carta, gli ordini passano attraverso molte mani, richiedendo spesso una documentazione e creando un potenziale di errore con ogni punto di contatto umano.
La carta può causare errori. È un dato di fatto che le persone commettono qualche errore quando trasferiscono i dati manualmente. E anche un semplice errore, come digitare un numero sbagliato o mettere un punto decimale nel posto sbagliato, può portare a errori costosi. Un singolo errore può causare problemi significativi per un'azienda, come ritardi nelle spedizioni, articoli persi, rapporti danneggiati con i clienti e spese eccessive. In una supply chain digitalizzata, una maggiore accuratezza dei dati elimina la necessità di reinserire manualmente i dati inseriti erroneamente.
Inoltre, l'inserimento dei dati richiede molto tempo: l'elaborazione manuale di documenti cartacei come ordini di acquisto, fatture e ricevute di consegna può richiedere molto tempo, con conseguente rallentamento dei tempi di elaborazione e ritardo nelle spedizioni. Con la digitalizzazione, le aziende possono riallocare queste risorse altrove e crescere più rapidamente.  

2. I metodi non digitalizzati non sono efficaci dal punto di vista dei costi

In una supply chain gestita manualmente e non digitalizzata, il solo costo della carta può essere oneroso, per non parlare dei costi di stampa e di archiviazione, che possono essere significativi soprattutto per le operazioni su larga scala. Inoltre, l'elaborazione manuale dei documenti cartacei richiede più manodopera, con conseguenti costi di personale più elevati e tempi di elaborazione più lunghi. Inoltre, i sistemi non digitalizzati sono più inclini agli errori, con conseguenti costi aggiuntivi associati alla correzione degli errori e potenziali mancati guadagni a causa di scorte o eccedenze di magazzino.
La digitalizzazione della supply chain riduce questi costi ricorrenti rendendoli obsoleti. 
La digitalizzazione delle supply chain si traduce anche in una maggiore accuratezza degli ordini e delle spese. Grazie ai dati raccolti, è possibile avere un'idea più precisa della quantità di forniture necessarie in un determinato momento. Queste informazioni favoriscono una catena più rapida, il che significa che il capitale immobilizzato nella supply chain è minore.

“I metodi non digitalizzati non sono né affidabili né convenienti per la supply chain e la logistica.”

Secondo il Consiglio Nazionale delle Ricerche di Torino, ogni anno le aziende italiane consumano 1,2 milioni di tonnellate di carta. Questo numero sale drasticamente per gli Stati Uniti: sono oltre 30 miliardi i documenti cartacei che ogni anno vengono copiati e stampati dalle organizzazioni³.
Un'analisi di McKinsey indica che la polizza di carico rappresenta tra il 10% e il 30% dei costi totali della documentazione commerciale. L'adozione di una polizza di carico elettronica potrebbe far risparmiare 6,5 miliardi di dollari di costi diretti e consentire un volume di nuovi scambi commerciali globali compreso tra 30 e 40 miliardi di dollari, migliorando al contempo la resilienza della supply chain⁴.

Non sono la stessa cosa: Conservazione digitale e Digitalizzazione per l'inserimento dei dati

Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti: questi due termini non riguardano solo la conservazione dei documenti, ma anche i flussi documentali, le modalità di creazione e di comunicazione/condivisione dei documenti. Dematerializzazione e digitalizzazione sono due parole che spesso vengono utilizzate, nel contesto della gestione documentale, come sinonimi. In realtà, non possono (quasi) essere considerate equivalenti.
La digitalizzazione è il processo di trasformazione che include la dematerializzazione.
La dematerializzazione riguarda soprattutto i documenti cartacei, non l'intero processo: per dematerializzazione si intende il processo che porta alla creazione di un documento digitale che sostituisce l'originale cartaceo. Non c'è digitalizzazione senza dematerializzazione.

Lo scopo della dematerializzazione è quello di gestire i dati o i documenti commerciali (contratti, fatture, reclami, bolle doganali, ecc.) all'interno dell'azienda e/o nel contesto delle interazioni con i partner (clienti, fornitori) in modo completamente dematerializzato. Ciò significa che tutti i dati e le informazioni saranno disponibili in formato digitale. 
La dematerializzazione di un flusso documentale e il suo trattamento avvengono in tre grandi fasi, che costituiscono il processo di dematerializzazione:

• La digitalizzazione, che coinvolge uno scanner ma che è anche uno strumento di riconoscimento di campi e caratteri, in particolare per la considerazione della forma.

• L'archiviazione, che è manuale o che può essere parzialmente automatizzata basandosi su soluzioni di ADR (Automatic Document Recognition) o su soluzioni di gestione della conoscenza, come i motori di classificazione e di categoria.

• La trasmissione e l'evoluzione del documento richiedono l'implementazione di uno strumento di gestione del processo.

L'obiettivo di questo processo è garantire la digitalizzazione di tutti i documenti cartacei, raccogliere i dati e poi sfruttarli per ogni azienda (cliente, fornitore, ecc.). La dematerializzazione viene applicata a ogni inserimento di un documento in azienda. Le aziende di logistica e supply chain non fanno eccezione. 

“La dematerializzazione viene applicata a ogni voce di un documento in azienda. Le aziende della logistica e della supply chain non fanno eccezione.”

Oltre alla dematerializzazione e alla digitalizzazione, si dovrebbe parlare anche di conservazione digitale. Non è corretto ridurre le tecnologie e i metodi utilizzati per la digitalizzazione alla conservazione digitale, perché mentre la digitalizzazione è la conversione di documenti cartacei in digitali, la conservazione comprende solo la parte di archiviazione digitale.
La conservazione digitale è la conservazione di tutti i materiali digitali⁵, sia che siano nati digitali, come e-mail, siti web, file pdf, file excel, sia che siano stati digitalizzati da materiali analogici, come i documenti scansionati o i documenti elaborati con tecnologie intelligenti. Sebbene la digitalizzazione sia spesso vista come conservazione, non è così.
Una volta che un elemento è stato digitalizzato, la nuova versione richiede una manutenzione continua e costante per tutto il tempo in cui il documento deve essere conservato. Questo comporta costi e tempi enormi per la struttura (Sanett, 2013). Inoltre, quando si tratta di materiali digitali, c'è una grande differenza tra archiviazione e conservazione: l'archiviazione è semplice, in quanto c'è spazio sufficiente nei dischi rigidi o nel cloud per tutto il materiale che può essere creato.
Tuttavia, anche se i dati archiviati sono intatti, potrebbero non essere disponibili o accessibili a causa di cambiamenti tecnologici o di errori umani nelle convenzioni di denominazione. La conservazione, cioè il mantenimento delle informazioni disponibili e utilizzabili per le generazioni future, richiede un'azione molto più complessa.

Quindi, riassumiamo: digitalizzazione significa trovare i mezzi per trasformare un documento cartaceo in un dato disponibile in formato digitale.
La dematerializzazione è il processo che porta alla creazione di un documento digitale che sostituisce l'originale cartaceo.
La conservazione dei documenti consiste nel mantenere le informazioni disponibili e utilizzabili per le generazioni future. Le soluzioni di conservazione digitale come Google Drive, OneCloud o Dropbox consentono di conservare i documenti e i dati digitali e di condividerli con partner e fornitori.
Tuttavia, non sono in grado di agire da sole nella prima fase e di "digitalizzare" i documenti: per questo ci sono altre tecnologie.

Digitalizzazione dei documenti con lettura automatizzata dei documenti e inserimento dei dati

La digitalizzazione dei documenti è diventata un processo essenziale per le aziende di vari settori.

Con la crescente necessità di automatizzare l'estrazione dei dati dai documenti fisici, molte organizzazioni si rivolgono a tecnologie innovative per ottimizzare il processo. La lettura automatizzata dei documenti e l'inserimento dei dati è una di queste tecnologie che sta rivoluzionando il modo in cui le aziende gestiscono i loro documenti.
Esistono vari metodi e strumenti per eseguire le attività di lettura dei documenti e di estrazione dei dati, tra cui possiamo evidenziare i seguenti: 

• Estrazione manuale dei dati

• Riconoscimento ottico dei caratteri (Optical Character Recognition, OCR) 

• Elaborazione intelligente dei documenti (Intelligent Document Processing, IDP)

Uno dei metodi più tradizionali è l'estrazione manuale dei dati: richiede che un operatore umano avvii l'azione e inserisca i dati da un documento cartaceo o da un documento digitale in un altro sistema. Questo metodo, tuttavia, richiede molto tempo ed è ampiamente soggetto a errori.
Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è un altro metodo che ha guadagnato popolarità negli ultimi anni. Questa tecnologia utilizza algoritmi informatici per riconoscere i caratteri di un documento e convertirli in testo digitale. Sebbene questo metodo sia più veloce e più accurato dell'estrazione manuale dei dati, presenta ancora dei limiti nella gestione di documenti non strutturati o semi-strutturati.
L'elaborazione intelligente dei documenti (IDP) è un metodo più avanzato che combina l'OCR con tecniche di intelligenza artificiale (AI) e di apprendimento automatico (ML) per automatizzare l'estrazione dei dati da documenti strutturati e non strutturati. L'IDP può estrarre con precisione i dati da documenti complessi come fatture, contratti e ordini di acquisto. Può anche imparare dai dati passati e migliorare la sua precisione nel tempo.

“La lettura automatica dei documenti e l'inserimento dei dati è una delle tecnologie che sta rivoluzionando il modo in cui le aziende gestiscono i loro documenti.”

Estrazione manuale dei dati

L'estrazione manuale dei dati dai documenti può rappresentare una sfida importante per le aziende della supply chain, che hanno a che fare quotidianamente con un grande volume di documenti. L'inserimento manuale dei dati può richiedere molto tempo ed essere soggetto a errori, con conseguenti ritardi nelle operazioni della supply chain ed errori potenzialmente costosi. I metodi tradizionali di elaborazione dei documenti dipendono dalla gestione manuale dei dati da parte del personale. Che si tratti di fatture, preventivi, ordini, liste di imballaggio o qualsiasi altro documento, tutto deve essere letto e digitato manualmente, giorno dopo giorno.
È stato rilevato che l'utilizzo della tecnologia OCR e IDP per l'elaborazione dei documenti può migliorare in modo esponenziale l'accuratezza dell'estrazione dei dati.

È ormai chiaro che l'estrazione manuale dei dati dai documenti della supply chain e della logistica richiede una notevole quantità di tempo e di sforzi ed è soggetta a errori, che possono portare a dati imprecisi e a errori costosi. Inoltre, le aziende devono sempre tenere conto del fatto che l'inserimento manuale dei dati è un processo ad alta intensità di lavoro che richiede un'ampia forza lavoro, il che può aumentare significativamente i costi delle operazioni della supply chain.
Secondo un rapporto di Goldman Sachs del 2018, i costi diretti e indiretti dell'inserimento manuale dei dati ammontano a circa 2,7 trilioni di dollari per le aziende globali⁶.
Infine, l'inserimento manuale dei dati può portare a inefficienze nelle operazioni della supply chain, poiché può essere difficile tracciare e gestire manualmente grandi volumi di dati.

Gli strumenti di digitalizzazione dei documenti possono aiutare gli utenti a estrarre i dati da documenti come fatture, documenti di trasporto o bolle personalizzate e a inserire dati come il numero dell'ordine, il nome del cliente, il numero del container nel sistema di gestione (ERP, TMS, WMS).
Questo processo di estrazione può essere automatizzato con l'aiuto della tecnologia. I due metodi più utilizzati per la lettura automatica dei documenti e l'inserimento dei dati sono il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l'elaborazione intelligente dei documenti (IDP). Questi metodi non richiedono che qualcuno legga ed estragga i dati, ma possono effettuare automaticamente l'inserimento dei dati. Vediamo come queste tecnologie aiutano a risparmiare tempo e a ridurre gli errori in queste attività ripetitive

Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)

L’OCR (Optical Character Recognition) è l'uso della tecnologia per identificare i caratteri di testo stampati o scritti a mano all'interno di immagini digitali di documenti fisici, come ad esempio un documento cartaceo scansionato. Il processo di base dell'OCR prevede l'esame del testo di un documento e la traduzione dei caratteri in un codice utilizzabile per l'elaborazione dei dati. Questa tecnologia può talvolta essere definita riconoscimento del testo⁷. Di solito, le tecnologie OCR hanno due componenti: l'hardware per la digitalizzazione del documento e il software per la conversione dei documenti in testi leggibili dalla macchina. Il software può sfruttare le tecnologie di AI.

L'OCR fa parte della Computer Vision, un settore dell'Intelligenza Artificiale che consente ai computer di interpretare e comprendere i dati visivi del mondo circostante: in breve, le tecnologie di Computer Vision funzionano più o meno come la visione umana. Si tratta di utilizzare algoritmi per elaborare e analizzare immagini, video e altri dati visivi per estrarre informazioni significative. Se addestrati, questi sistemi possono ispezionare o analizzare migliaia di immagini, notando aspetti impercettibili all'occhio umano.
L'OCR è una tecnologia specifica nell'ambito della Computer Vision che prevede l'identificazione e la conversione di testo stampato o scritto a mano in immagini o documenti in testo leggibile dalla macchina. L'OCR è uno strumento importante per digitalizzare i documenti fisici e renderli ricercabili e modificabili in formato digitale. Sfruttando le tecnologie di Computer Vision e OCR, le aziende possono automatizzare e ottimizzare molti processi, tra cui la gestione dei documenti e l'estrazione dei dati.

Elaborazione intelligente dei documenti (IDP)

L’elaborazione intelligente dei documenti (IDP) si riferisce all'estrazione di informazioni da documenti cartacei ed elettronici e al loro utilizzo per consentire l'automazione end-to-end di processi incentrati sui documenti. Sfrutta l'intelligenza artificiale (AI), l'apprendimento automatico (ML), l'elaborazione del linguaggio naturale (Natural Language Processing, NLP) e i motori OCR avanzati.

Le soluzioni IDP acquisiscono, estraggono, categorizzano e analizzano le informazioni da diversi tipi e formati e consentono agli utenti di integrare senza problemi i dati in uscita nelle automazioni dei flussi di lavoro. Una soluzione IDP include le seguenti funzionalità di base⁸: 

• Capacità di elaborare dati non strutturati e/o semi-strutturati

• Riconoscimento e classificazione dei dati

• Estrazione automatica dei dati

• Strumenti di AI e Machine Learning per la categorizzazione e l'analisi

• OCR per l'acquisizione dei dati 

• Integrazioni con altri software di gestione dei dati

In conclusione, l'elaborazione intelligente dei documenti ha rivoluzionato il modo in cui le aziende gestiscono i processi incentrati sui documenti. Grazie a funzionalità avanzate come AI, ML, NLP e OCR, le soluzioni IDP consentono l'automazione end-to-end dei processi incentrati sui documenti. Acquisendo, estraendo, categorizzando e analizzando i dati da diversi tipi e formati di documenti, le soluzioni IDP consentono di integrare perfettamente i dati in uscita nelle automazioni dei flussi di lavoro. Nel complesso, la  offre alle aziende una soluzione potente ed efficiente per gestire le esigenze di elaborazione dei documenti, aumentando la produttività e riducendo i costi.

“L'elaborazione intelligente dei documenti ha rivoluzionato il modo in cui le aziende gestiscono i processi incentrati sui documenti.”

Per un'azienda della supply chain, l'IDP può fornire vantaggi significativi come la riduzione dei tempi di elaborazione, l'aumento dell'accuratezza dei dati e il miglioramento della produttività. Automatizzando i processi incentrati sui documenti, l'elaborazione intelligente dei documenti può liberare tempo e risorse, consentendo alle aziende della supply chain di concentrarsi sulle attività principali, con conseguente miglioramento dell'efficienza e riduzione dei costi.

Differenze tra elaborazione intelligente dei documenti (IDP) e tecnologia OCR

Nell'odierno settore della supply chain, caratterizzato da ritmi serrati, la capacità di elaborare rapidamente e con precisione grandi quantità di documenti è fondamentale. Mentre la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è stata utilizzata per molti anni per digitalizzare i documenti cartacei, è emersa una tecnologia più recente: l'elaborazione intelligente dei documenti (IDP). A differenza dell'OCR, che si limita a estrarre il testo dalle immagini dei documenti, l'IDP utilizza algoritmi di Machine Learning per comprendere il significato e il contesto del testo. Ciò consente di ottenere funzioni più avanzate, come la classificazione automatica, l'estrazione di dati e persino la capacità di comprendere la scrittura a mano.
Poiché l'IDP e l'OCR sono entrambe tecnologie di estrazione dei dati, vengono spesso utilizzate in modo intercambiabile e talvolta l'IDP viene considerato solo un'altra versione riconfezionata dell'OCR tradizionale.
In qualità di responsabili delle decisioni aziendali, è importante comprendere la differenza tra le due tecnologie per capire quale sia la più adatta alle esigenze dell'organizzazione.

“L'elaborazione intelligente dei documenti utilizza il Machine Learning per effettuare la classificazione automatica, l'estrazione dei dati e persino la comprensione della scrittura a mano.”

L'OCR tradizionale costa meno dell'IDP ma funziona solo con documenti standard basati su modelli, mentre le soluzioni IDP sono in grado di offrire la flessibilità necessaria per lavorare con documenti semi-strutturati o non strutturati con una maggiore precisione grazie all'utilizzo di AI, Machine Learning, Deep Learning e OCR. 
L'OCR non è una novità per l'acquisizione dei documenti, ma ha alle spalle alcuni anni di sviluppo.
L'OCR tradizionale, in parole povere, converte un'immagine di testo in un testo leggibile dalla macchina. Questo processo può essere utile per la semplice digitalizzazione dei documenti, ma lascia molto a desiderare.
Alcuni dei problemi principali dell'OCR tradizionale sono: 

• Basato solo su template: l'OCR tradizionale si basa su un modello, cioè i documenti da elaborare devono essere formattati secondo determinate regole, altrimenti l'OCR non può fare nulla con i documenti;

• Accuratezza limitata: la tecnologia OCR tradizionale è limitata nella sua capacità di riconoscere ed estrarre accuratamente il testo dai documenti. Fatica a riconoscere i caratteri distorti, inclinati o sfocati, come accade spesso nel mondo reale. Ciò comporta errori nel testo estratto, con conseguenti problemi di qualità ed elaborazione dei dati

• Incapacità di comprendere il contesto: la tecnologia OCR si concentra esclusivamente sull'estrazione del testo dalle immagini e non tiene conto del contesto del documento, per cui non è possibile automatizzare i processi end-to-end. Ad esempio, potrebbe non essere in grado di distinguere tra un codice prodotto e un numero d'ordine, con conseguente estrazione ed elaborazione di dati errati;

• Funzionalità limitata: la tecnologia OCR si concentra principalmente sulla conversione di documenti fisici in forma digitale. Pur essendo in grado di estrarre il testo dalle immagini, non dispone di funzioni avanzate come la classificazione automatica o l'estrazione dei dati. Ciò significa che non è in grado di fornire il livello di automazione e di efficienza necessario nel settore della supply chain di oggi.

L'OCR può essere la soluzione in alcuni casi, ad esempio quando esiste un solo modulo basato su regole. Tuttavia, la realtà in termini di variazione dei documenti con cui un'organizzazione lavora quotidianamente è notevolmente diversa. Alcuni problemi fondamentali per le aziende non possono essere risolti con l'OCR tradizionale:

• Quando si devono elaborare documenti semi-strutturati, non strutturati e scritti a mano, l'OCR tradizionale non è più adatto; la creazione e la manutenzione di modelli per tutti i formati richiede troppo tempo e denaro.

• Ciò rende l'OCR tradizionale inadatto all'implementazione e alla scalabilità su larga scala.

L'elaborazione intelligente dei documenti (IDP) supera tutte queste limitazioni con l'aiuto aggiuntivo delle tecnologie AI, ML e Deep Learning e offre diversi vantaggi rispetto all'OCR per la gestione della supply chain.
Mentre l'OCR non impiega l'IDP, l’IDP continua a utilizzare l'OCR come parte di una potente combinazione. L'OCR converte un'immagine di testo in un testo leggibile e le tecnologie intelligenti e avanzate di Intelligenza Artificiale, tra cui Machine Learning e Deep Learning, fanno il resto. Da un lato, ciò rende l'IDP in grado di imitare le capacità cognitive, ossia di acquisire correttamente i documenti, classificarli correttamente ed estrarre da essi tutti i dati rilevanti. Inoltre, questi dati rilevanti possono essere inseriti automaticamente nei flussi di lavoro corretti per un'ulteriore elaborazione.

“L'elaborazione intelligente dei documenti supera i limiti dell'OCR con l'aiuto aggiuntivo delle tecnologie AI, ML e Deep Learning.”

Rispetto all'OCR tradizionale, l'IDP è una tecnologia più avanzata sotto diversi aspetti:

• Maggiore accuratezza: l'IDP utilizza algoritmi avanzati di Machine Learning per analizzare e comprendere il testo di un documento, consentendo di riconoscere ed estrarre il testo in modo accurato, anche se il testo è distorto o inclinato. Ciò si traduce in un minor numero di errori e in una maggiore qualità dei dati, fondamentale per le operazioni della supply chain.

• Comprensione del contesto: l’IDP è in grado di comprendere il contesto del documento, consentendo di identificare il tipo di documento, i campi e i punti dati chiave all'interno del documento e persino le relazioni tra i diversi punti dati. Ciò consente di utilizzare funzioni più avanzate, come la classificazione automatica e l'estrazione dei dati, riducendo in modo significativo il tempo e l'impegno necessari per l'inserimento e l'elaborazione manuale dei dati.

• Maggiore funzionalità: l’IDP va oltre l'OCR e offre una serie di funzioni avanzate che possono migliorare la gestione della supply chain. Ad esempio, è in grado di classificare automaticamente i documenti, di estrarre i dati chiave e persino di comprendere la scrittura a mano. Queste funzioni consentono una maggiore automazione ed efficienza, permettendo alle aziende di elaborare i documenti in modo più rapido e accurato.

In conclusione, mentre la tecnologia OCR tradizionale è stata utile per la digitalizzazione dei documenti cartacei, l'IDP è una tecnologia più avanzata e potente che offre vantaggi significativi per la gestione della supply chain. Grazie alla sua maggiore accuratezza, alla comprensione del contesto e alla maggiore funzionalità, l'IDP è meglio equipaggiato per soddisfare le esigenze delle moderne operazioni della supply chain, garantendo maggiore efficienza, automazione e accuratezza⁹.

Che tipo di documenti logistici possono essere digitalizzati automaticamente?

Con la crescente complessità delle operazioni della supply chain, la digitalizzazione dei documenti logistici è diventata essenziale per le aziende che vogliono ottimizzare i processi e rimanere competitive. Fortunatamente, non esistono limiti tecnici alla digitalizzazione dei documenti logistici, consentendo alle aziende di automatizzare e ottimizzare praticamente qualsiasi attività. In questo paragrafo esploreremo i tipi di documenti logistici che possono essere digitalizzati automaticamente, compresi i documenti di magazzino e di spedizione, come le prove di consegna e le distinte di carico, nonché i documenti rivolti ai clienti, come fatture, estratti conto e ricevute.
Identificando le attività che richiedono più tempo e i relativi documenti, le aziende possono sfruttare l'automazione e la digitalizzazione per migliorare l'efficienza operativa e ridurre i costi.
Esistono diversi documenti logistici che possono essere digitalizzati automaticamente per migliorare l'efficienza della supply chain e ridurre gli errori di inserimento manuale dei dati¹⁰. Questi includono:

• Prova di consegna (Proof Of Delivery, POD): i documenti POD forniscono la prova che una spedizione è stata consegnata e sono essenziali ai fini della fatturazione e del servizio clienti. La digitalizzazione dei POD può contribuire ad accelerare il processo di fatturazione e a consentire la visibilità in tempo reale dello stato di consegna;

• Polizza di carico (Bill Of Lading, BOL): la polizza di carico (BOL) è un documento legale che specifica il tipo, la quantità e la destinazione delle merci trasportate. La digitalizzazione delle polizze di carico può aiutare ad automatizzare la selezione e l'instradamento dei vettori e a migliorare l'accuratezza e la velocità dei processi di fatturazione e pagamento;

• Istruzioni per la polizza di carico: molte aziende che offrono servizi di trasporto ricevono dai loro clienti istruzioni specifiche sulle informazioni da includere nella polizza di carico. Spesso questa è una delle attività che richiedono più tempo da parte di chi è responsabile della creazione della polizza di carico. Pertanto, la digitalizzazione e l'automazione di questa attività possono accelerare il processo di creazione del BOL nel suo complesso; 

• Liste di imballaggio: le liste di imballaggio forniscono un riepilogo dettagliato del contenuto di una spedizione e sono importanti per garantire che gli articoli giusti siano consegnati alla giusta destinazione. La digitalizzazione delle liste di imballaggio può aiutare ad automatizzare il processo di prelievo e di imballaggio e a ridurre il rischio di errori;

• Documento Di Trasporto (DDT): il documento di trasporto, o bolla di consegna, è un documento che deve essere emesso dalle aziende per giustificare o provare il trasferimento da un luogo all'altro di merci, materie prime, oggetto di una transazione commerciale, anche nel caso di due stabilimenti della stessa azienda. La digitalizzazione dei DDT migliora i processi logistici in generale. Scegliere la digitalizzazione dei documenti di trasporto significa abbandonare definitivamente la carta per semplificare i processi e migliorarli. Infatti, la normativa italiana del settore dei trasporti prevede che i documenti di trasporto possano viaggiare fisicamente con i prodotti o essere inviati elettronicamente;

• Fatture: le fatture sono una parte essenziale del processo di fatturazione e pagamento e la loro digitalizzazione può contribuire ad accelerare i cicli di pagamento, a ridurre gli errori e a migliorare la visibilità sui pagamenti in sospeso;

• Richieste di ritiro: Se un'azienda riceve richieste di ritiro tramite e-mail o file pdf (o in altri formati), spesso queste informazioni vengono elaborate da una persona per mettere in moto la richiesta, in modo da creare una spedizione sul sistema di gestione dei trasporti dell'azienda. Questa attività può essere facilmente automatizzata per velocizzare le operazioni;

• Lettera di Vettura Aerea (Air Way Bill, AWB): la lettera di vettura aerea (AWB) è il documento più importante emesso da un vettore aereo direttamente o tramite un suo agente autorizzato. È un documento di trasporto non negoziabile che copre il trasporto di merci da un aeroporto all'altro. Accettando una spedizione, un agente cargo IATA agisce per conto del vettore di cui ha emesso la lettera di trasporto aereo. La digitalizzazione e l'automazione della AWB possono contribuire positivamente all'elaborazione di questo documento senza errori;

• Richiesta di offerte spot: per molte aziende questa può essere un'attività di back office molto impegnativa, poiché è fondamentale leggere e rispondere rapidamente alle richieste di offerte spot per coinvolgere il potenziale cliente. Gestire le richieste di offerte spot - anche quando vengono inviate via e-mail con un testo colloquiale - con metodi automatizzati e digitalizzati può influenzare direttamente il numero di richieste elaborate e di clienti ingaggiati;

• Massa Lorda Verificata (Verified Gross Mass, VGM), un altro documento importante per le aziende di logistica e trasporto, descrive il peso del carico, compresi paglioli e rinforzi, e la tara del container che trasporta il carico. Viene fornito dallo spedizioniere ai vettori marittimi e/o ai rappresentanti dei terminal portuali prima della data di chiusura della lista di carico. La possibilità di estrarre queste informazioni in modo automatico può essere fondamentale per alcune operazioni di trasporto; 

• Manifesto di carico: Il manifesto di carico, un elenco consolidato di tutto il carico presente a bordo di una nave da carico, appare sotto il nome della nave e i segni di identificazione della stessa. In genere, un manifesto di carico elenca tutte le polizze di carico con i dettagli di cui sopra e il numero totale di merci trasportate, indicato per ogni polizza di carico. Pertanto, proprio come per la polizza di carico, è molto importante per le aziende digitalizzare e automatizzare l'elaborazione del manifesto di carico per migliorare l'accuratezza e la velocità delle attività di back office. 

In generale, digitalizzando questi e altri documenti logistici, le aziende possono migliorare l'efficienza della supply chain, ridurre gli errori di inserimento manuale dei dati e ottenere una visibilità in tempo reale sulle loro operazioni.
Approfondiamo alcuni casi d'uso dell'automazione dei documenti logistici che si possono impostare con l'aiuto della tecnologia di elaborazione intelligente dei documenti di Wenda:  

Fattura/Fattura doganale/PL/Email/BoL = Tracciabilità del container

Tradurre documenti multipli e diversi in istruzioni per la polizza di carico, fino al track&trace dei container o del carico aereo, e caricare qualsiasi documento logistico sulla piattaforma Wenda.
L'Intelligenza Artificiale di Wenda identifica ed estrae i dati rilevanti, che vengono poi caricati automaticamente sulla piattaforma per il tracciamento dei container.

DDT = Inserimento merci nel WMS

Con questa automazione è possibile trasformare i dati delle bolle di consegna in pdf in dati di tracciamento e inserimento nel WMS, e successivamente visualizzare i dati sulla piattaforma Wenda o su BI.
La bolla di consegna viene caricata sulla piattaforma, l'AI di Wenda identifica ed estrae i dati rilevanti e infine i dati vengono caricati nel WMS e possono essere visualizzati sulla piattaforma Wenda.

EASA + Lettera di Vettura Aerea (AWB) + Fattura = Condivisione in ERP

Automatizzare la condivisione dei dati amministrativi e di conformità delle compagnie aeree con lo spedizioniere e il destinatario. È possibile selezionare qualsiasi documento logistico e caricarlo sulla piattaforma Wenda.
L'AI di Wenda lo identifica ed estrae i dati rilevanti, che vengono poi caricati sul TMS e condivisi con la rete della supply chain.

“Digitalizzando questi e altri documenti logistici, le aziende possono migliorare l'efficienza della supply chain, ridurre gli errori di data entry manuale e ottenere una visibilità in tempo reale delle loro operazioni.”

Di seguito un elenco quasi completo di documenti logistici che Wenda può elaborare, digitalizzare automaticamente e impostare per inserirli in un flusso di lavoro automatizzato:

• Richiesta di preventivo spot 

• Richieste di ritiro (LTL o FTL)

• Liste di imballaggio

• Polizza di carico

• Bolla di accompagnamento / Bolla di consegna

• Manifesto di carico

• VGM

• Fatture doganali

• Bollette di trasporto aereo

• Prova di consegna (POD)

• Certificato EASA

• Certificato di origine

• Certificato di conformità

• Avvisi di spedizione anticipata (ASN) 

• Dichiarazioni

• Richieste di risarcimento

• Fatture

Perché le aziende della supply chain e della logistica scelgono l'automazione documentale?

Come è noto, il settore della logistica e della supply chain è notoriamente complesso e si basa in larga misura su processi manuali, tra cui la comunicazione basata sulla carta e il data entry manuale. Con una comunicazione così intensa tra le varie parti interessate, tra cui clienti, fornitori, spedizionieri e vettori, il rischio di errori e ritardi è elevato, con conseguente inefficienza e aumento dei costi.

1. Aumentare la produttività, ridurre gli errori

Una quantità significativa di informazioni necessarie per le operazioni critiche della supply chain e della logistica viene ancora estratta manualmente da varie fonti di dati, tra cui e-mail, fogli di calcolo e sistemi esistenti come ERP, TMS e WMS.
Come abbiamo visto in precedenza, i problemi legati all'elaborazione manuale dei documenti includono attività che richiedono molto tempo, errori di inserimento dei dati e l'elevato rischio di documenti persi o smarriti. Inoltre, l'estrazione manuale dei dati dai documenti è un processo noioso e soggetto a errori che può portare a imprecisioni e inefficienze.
Per affrontare queste sfide, molte aziende di logistica e supply chain si rivolgono a soluzioni di automazione documentale per snellire i processi, ridurre gli errori di inserimento manuale dei dati e migliorare l'efficienza operativa.

2. Raggiungere più clienti con meno sforzi

Per le aziende di logistica e supply chain, le soluzioni di automazione documentale avranno un impatto diretto sul modo in cui servono e rispondono ai clienti. L'automazione di metodi manuali che richiedono molto tempo consentirà al personale del servizio clienti di rispondere rapidamente alle richieste e di risolvere i problemi. Inoltre, questo aiuterà il personale del servizio clienti a recuperare il proprio tempo prezioso e a utilizzarlo per servire un maggior numero di clienti durante l'orario di lavoro.
Le tecnologie di automazione dei documenti non richiedono pause e riposi. In questo modo si assicura ai clienti una disponibilità e una garanzia di servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Anche quando il servizio clienti ha sede in Italia ma il cliente stesso ha sede in Cina. L'automazione e l'inserimento automatico dei dati garantiranno la continuità del servizio mentre il personale si gode le meritate pause, i fine settimana, i momenti liberi e le vacanze.
L'automazione dei documenti è un modo per fare di più facendo di meno. 

3. Stare al passo con la trasformazione digitale

I tassi di adozione della generazione automatizzata di documenti continuano a crescere. Entro il 2025, il mercato globale dei sistemi di gestione documentale raggiungerà i 10,17 miliardi di dollari con un CAGR del 13%¹¹. Mentre i fornitori di software lanciano sistemi più avanzati, le aziende implementano prontamente le innovazioni proposte. Passano dalla macchinosa gestione dei documenti cartacei alla generazione completamente automatizzata dei documenti.Inoltre, le aziende prevedono di spendere di più per automatizzare i processi aziendali e le innovazioni. Entro il 2026, si prevede che la spesa globale per la trasformazione digitale raggiungerà i 3,4 trilioni di dollari¹².
La crescente domanda di soluzioni di automazione dà un impulso all'automazione dei documenti, poiché la gestione automatizzata dei documenti è una parte essenziale della trasformazione digitale di qualsiasi sistema e uno dei primi passi da compiere.

Conclusioni

Le soluzioni di elaborazione automatica dei documenti possono migliorare in modo significativo le operazioni della supply chain e della logistica. Automatizzando l'elaborazione dei documenti, le aziende possono snellire i flussi di lavoro, ridurre gli errori manuali e ottenere visibilità in tempo reale sulle operazioni della supply chain. L'elaborazione automatica dei documenti può anche contribuire a eliminare la necessità di inserire manualmente i dati, riducendo il rischio di errori e liberando i dipendenti per concentrarsi su attività più strategiche.

Un altro vantaggio dell'utilizzo di soluzioni di elaborazione automatica dei documenti è la maggiore accuratezza dei dati. Automatizzando il processo di elaborazione dei documenti e di estrazione dei dati, le aziende possono garantire l'accuratezza e la completezza dei dati acquisiti, con conseguente maggiore affidabilità e tempestività del processo decisionale.

Infine, l'elaborazione automatica dei documenti può contribuire a migliorare la collaborazione e la comunicazione tra le parti interessate, fornendo un accesso in tempo reale ai dati critici della supply chain. Ciò può contribuire a ridurre il rischio di ritardi, errori e comunicazioni errate, con conseguente miglioramento dell'efficienza della supply chain e della soddisfazione dei clienti.

È il momento di iniziare a digitalizzare i documenti logistici e automatizzare completamente i flussi di lavoro della supply chain!

Note

1. Gartner, Supply chain digital transformation

2. Secondo il The Data Warehouse Institute, ogni anno circa 600 miliardi di dollari possono essere attribuiti a errori di data entry nella supply chain, nell'approvvigionamento dei dati e in altre aree vitali, esponendo le organizzazioni a rischi di conformità oltre che a un grande spreco di denaro e risorse. Maggiori informazioni nei seguenti articoli: [1], [2], [3]

3. Omdia, Market Landscape: Intelligent Document Processing

4. The multi-billion-dollar paper jam

5. Vedi S. Routhier Perry, Digitization and Digital Preservation: A Review of the Literature, School of Information Student Research Journal, San Jose State University, 2014, here

6. Goldman Sachs, How the next payments frontier will unleash small business, 2018

7. TechTarget - OCR

8. TrustRadius- Intelligent Processing Systems

9. Vedi qui per una discussione generale delle differenze tra OCR e IDP

10. Consulta questo articolo per una lista più dettagliata

11. Vedi qui

12. Vedi il report di Statista intitolato Digital transformation - Statistics & Facts