16 de enero de 2024

Cómo la IA y la automatización de documentos mejoran la productividad

La automatización de documentos y el uso de la Inteligencia Artificial están revolucionando la gestión de los flujos de trabajo administrativo corporativo, ofreciendo importantes beneficios en términos de eficiencia operativa y la posibilidad de tomar decisiones estratégicas más informadas.

Con el procesamiento automatizado de documentos, las empresas pueden eliminar la dependencia de los procesos manuales y reducir los errores de transcripción, lo que permite a los empleados dedicar más tiempo a tareas de valor añadido y a actividades que requieren intervención humana. El uso de la IA en la gestión de documentos permite extraer y analizar grandes cantidades de datos con rapidez y precisión, proporcionando información útil para tomar decisiones fundamentadas.

Aumentar la productividad es uno de los principales objetivos de las empresas, y la automatización de documentos puede contribuir en gran medida a conseguirlo. Al reducir el tiempo necesario para las actividades de gestión de documentos, los empleados pueden centrarse en otras actividades de valor añadido, lo que aumenta la productividad general del back office y mejora la eficacia operativa de toda la empresa. Además, la automatización de los procesos documentales reduce tanto el tiempo de procesamiento de los documentos como los tiempos de respuesta a los clientes, lo que permite una gestión más rápida del flujo de trabajo.

Pero la automatización de los procesos documentales sólo es posible mediante el uso de software de automatización: este software permite una ejecución más rápida de las tareas, reduciendo el riesgo de errores y duplicidades.
Por ello, exploramos las ventajas de la automatización de documentos y el uso de la IA para la gestión de documentos en el back office analizando WENDA AI Document Processing, la solución de software de Wenda para la automatización de procesos documentales.

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Ventajas de la automatización documental

El tratamiento automático de documentos tiene numerosas ventajas para las empresas. En primer lugar, reduce la cantidad de papel utilizado en la empresa, con lo que disminuyen los costes asociados a la compra de material y su almacenamiento. Además, la automatización de documentos permite tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficacia, ya que toda la información está disponible de forma inmediata y precisa.
Veamos brevemente 3 ventajas de la automatización de documentos.

1. Aumento de la productividad, reducción de errores

Una cantidad significativa de la información necesaria para las operaciones críticas de la cadena de suministro y la logística sigue extrayéndose manualmente de diversas fuentes de datos, como correos electrónicos, hojas de cálculo, archivos pdf y sistemas existentes como ERP, TMS y SGA.

Entre los problemas asociados al procesamiento manual de documentos se encuentran las tareas repetitivas y lentas, los errores de introducción de datos y el alto riesgo de pérdida o extravío de documentos. Para hacer frente a estos retos, puedes elegir el software de Wenda que aumenta la productividad del personal en un 50%: Wenda AI Document Processing está diseñado para agilizar los procesos, reducir los errores de introducción manual de datos y mejorar la eficiencia operativa, de hecho muchas empresas de logística y cadena de suministro están empezando a utilizar esta solución de automatización de documentos.

2. Más clientes con menos esfuerzo

Para las empresas de logística y cadena de suministro, las soluciones de automatización de documentos tendrán un impacto directo en su forma de responder a los clientes. La automatización permitirá al personal de back office responder rápidamente a las solicitudes, lo que permitirá al personal emplear su tiempo en atender a más clientes durante las horas de trabajo.
Las tecnologías de automatización de documentos no requieren pausas ni descansos, por lo que los clientes pueden contar con una garantía total de servicio, los 365 días del año.
La automatización y la introducción automática de datos garantizarán la continuidad del servicio: es una forma de producir más haciendo menos.

3. Seguir el ritmo de la transformación digital

Los índices de adopción de la generación automatizada de documentos siguen creciendo. En 2025, el mercado mundial de sistemas de gestión de documentos alcanzará los 10.170 millones de dólares, con una CAGR del 13%1.
La creciente demanda de soluciones de automatización da un impulso a la automatización de documentos, ya que la gestión automatizada de documentos es una parte esencial de la transformación digital de cualquier sistema y uno de los primeros pasos que hay que dar.

Todo esto significa que las empresas pueden gestionar los procesos documentales con mayor rapidez y eficacia, dedicando más tiempo y recursos a actividades de alto valor añadido. Además, la automatización de documentos promueve una logística más eficiente, ya que reduce los errores en el procesamiento de documentos y mejora la calidad de los datos y la precisión de la información. En definitiva, la automatización de documentos es una inversión valiosa para las empresas que buscan mejorar la eficiencia operativa y tomar decisiones estratégicas basadas en información precisa y oportuna.

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Aumentar la productividad con la automatización de documentos

La automatización de documentos no sólo reduce el tiempo necesario para completar las tareas, sino que también aumenta la productividad personale2.
El resultado es una mayor eficacia operativa y una logística eficiente, que contribuyen a la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa.

En concreto, la automatización de procesos mediante IA puede mejorar el servicio al cliente y el rendimiento de back office en general, ya que los empleados pueden centrarse en tareas creativas que requieren inteligencia puramente humana, como la resolución de problemas y la satisfacción del cliente. Como se señala en un reciente informe de Goldman Sachs: "La combinación de importantes ahorros de costes laborales, creación de empleo y aumento de la productividad sugiere un auge de la productividad laboral como los que siguieron a la aparición de anteriores tecnologías de uso general, como el motor eléctrico y el ordenador personal”3.

El software de automatización de documentos de Wenda, por ejemplo, puede aumentar la productividad del personal en un 50%, permitiendo gestionar más documentos en menos tiempo y sin errores. Al automatizar los procesos documentales, Wenda AI Document Processing te permite simplificar la gestión del flujo de trabajo, mejorando la eficiencia logística. Con un flujo de trabajo documental más eficiente, puede asegurarse de que los documentos adecuados estén disponibles para los empleados adecuados en el momento adecuado, mejorando la calidad del servicio y reduciendo los tiempos de espera.

“La combinación de un importante ahorro de costes laborales, la creación de nuevos puestos de trabajo y el aumento de la productividad sugiere un auge de la productividad laboral.”

En definitiva, la automatización de documentos es un paso clave en la transformación digital de las empresas y su capacidad para seguir siendo competitivas en el mercado. La eliminación de tareas repetitivas y la gestión automatizada de los documentos permiten aumentar la productividad del personal y mejorar la calidad del trabajo, al tiempo que hacen que la empresa sea más sostenible y respetuosa con el medio ambiente.

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Software de automatización del flujo de trabajo documental

Según un reciente informe de Goldman Sachs, la adopción generalizada de la inteligencia artificial podría aumentar la productividad laboral e impulsar el PIB mundial en un 7% anual durante un periodo de 10 años4.
Además, hemos visto cómo el uso de software de automatización de documentos basado en IA puede tener un impacto significativo en la eficiencia operativa de la empresa, especialmente en lo que respecta a las actividades de back office y el flujo de trabajo documental.
Por ejemplo, una empresa puede utilizar Wenda AI Document Processing para extraer datos de documentos y correos electrónicos e introducirlos automáticamente en su ERP, SGA, TMS o plataforma Wenda sin imprimirlos, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente, reduciendo el riesgo de errores en la introducción de datos e iniciando flujos de trabajo automáticamente.

Esto significa que el personal puede concentrarse en actividades más significativas y de valor añadido para la empresa, mejorando así la eficiencia operativa y la productividad generales. Además, el software de automatización de documentos de Wenda puede contribuir a una logística más eficiente, ya que los documentos necesarios para el envío y la entrega pueden procesarse con mayor rapidez y precisión, reduciendo el riesgo de retrasos y errores. El procesamiento inteligente de documentos, cuando se incorpora a los procesos empresariales, también puede proporcionar una importante visibilidad de los flujos de trabajo, lo que permite identificar y resolver cualquier retraso o ineficacia en el flujo de trabajo.
La plataforma en la nube de Wenda ofrece una experiencia única a los profesionales de la cadena de suministro y la logística de muchos sectores, y puede aportar varias ventajas:

  • +50% de productividad del personal: puede reducir el tiempo dedicado a tareas y documentos repetitivos, aumentando la productividad de los empleados; 
  • -20% de costes de inventario: puede mejorar la visibilidad y la precisión de los datos para reducir los costes de inventario directos e indirectos;
  • -30% de costes de explotación: puede implantar diversas automatizaciones, obteniendo una amplia visibilidad para reducir costes y riesgos operativos;
  • + Reputación: puede obtener el control de sus operaciones, aumentando la satisfacción del cliente y mejorando su imagen de marca.

Wenda AI Document Processing puede analizar los siguientes documentos y automatizar los flujos de trabajo relacionados:  

  • Ofertas spot
  • Solicitudes de recogida
  • Packing list
  • Bill of lading
  • Manifiesto de carga
  • Albarán de entrega 
  • Prueba de entrega 
  • Certificado de origen 
  • Aviso de embarque
  • Declaraciones
  • Facturas

¿Otros documentos? Pregunte a uno de nuestros expertos.

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Conclusiones

La automatización de documentos y el uso de la Inteligencia Artificial en el back office corporativo están revolucionando la gestión de los flujos de trabajo, ofreciendo importantes beneficios en términos de eficiencia operativa y capacidad para tomar decisiones estratégicas más informadas. Al reducir la dependencia de los procesos manuales, eliminar los errores de transcripción y poder extraer y analizar grandes cantidades de datos con rapidez y precisión, las empresas pueden aumentar la productividad, mejorar los flujos de trabajo y ofrecer un mejor servicio a los clientes. Una solución de automatización de documentos como Wenda AI Document Processing es esencial para seguir el ritmo de la transformación digital y lograr una mayor competitividad en el mercado.

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Notas

1. Véase el artículo de Inkit titulado Automated Document Generation in 2022 & Beyond: Technology, Standards, and Market
2. Véase el artículo de Datagraphic titulado How Does Automation Help Boost Employee Productivity?
3. Véase el report de Goldman Sachs, (J. Briggs, D. Kodnani), The Potentially Large Effects of Artificial Intelligence on Economic Growth, 2023
4. Ibidem