Digitalización y automatización de documentos en la cadena de suministro y la logística

El sector de la logística tradicionalmente se ha basado en la documentación en papel, desde facturas hasta listas de embalaje, desde pólizas de carga hasta declaraciones aduaneras. Sin embargo, a medida que las cadenas de suministro globales se vuelven cada vez más complejas y rápidas, muchas empresas están dándose cuenta de la necesidad de cambiar de la documentación en papel a la digital. Esta transición a la digitalización se ve impulsada por una serie de factores, incluyendo el aumento de la eficiencia, la mayor precisión de los datos y la reducción de costos, sin mencionar los avances significativos en áreas tecnológicas emergentes y cruciales, como la inteligencia artificial (IA).

La diferencia entre la conservación digital y la digitalización puede generar cierta confusión: aunque a menudo se utilizan indistintamente, hay una clara diferencia entre ambas. La conservación digital consiste en garantizar que los archivos electrónicos se almacenen de manera segura y sean accesibles en el futuro, mientras que la digitalización se refiere al proceso de convertir documentos físicos en formato digital. En el contexto de la cadena de suministro y la logística, la digitalización es esencial para agilizar las operaciones, reducir el riesgo de pérdida de datos y proporcionar acceso en tiempo real a la información.
Uno de los aspectos clave de la digitalización de documentos es la lectura automatizada de documentos y la entrada de datos. Esto implica el uso de un software especializado para extraer automáticamente información de documentos en papel e ingresarla en sistemas digitales.
De esta manera, se elimina la necesidad de ingresar manualmente los datos, lo cual es muy demorado, propenso a errores y a menudo produce información incompleta o incorrecta.

De esta manera, se elimina la necesidad de ingresar manualmente los datos, lo cual es muy demorado, propenso a errores y a menudo produce información incompleta o incorrecta.

Las empresas tienen diferentes formas de iniciar el proceso de digitalización de documentos: el  Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) es una forma avanzada de digitalización de documentos que va más allá de la tecnología tradicional de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Mientras que el OCR se limita a reconocer texto en una imagen y convertirlo en texto legible por la máquina, el IDP utiliza algoritmos avanzados para analizar e interpretar el contenido de un documento, incluyendo la estructura y el contexto de la información. Esto permite que el software extraiga automáticamente datos de documentos más complejos y comprenda las relaciones entre los diferentes campos de datos.

Naturalmente, hay muchos tipos de documentos logísticos que pueden ser digitalizados utilizando tecnologías de lectura automática de documentos y entrada de datos: facturas, órdenes de compra, listas de embalaje, pólizas de carga, declaraciones aduaneras, solicitudes de recolección, albaranes, certificaciones de calidad, pruebas de entrega y muchos otros.

Estos documentos contienen una gran cantidad de información fundamental para el buen funcionamiento de la cadena de suministro, incluyendo detalles de productos, información sobre la trazabilidad de envíos y datos financieros.

La razón por la cual las empresas de la cadena de suministro y la logística eligen cada vez más las tecnologías de automatización documental es que ofrecen una serie de ventajas sobre los procesos tradicionales que utilizan papel. Entre ellos se incluyen una mayor precisión y eficiencia, reducción de costos, una mayor visibilidad de la cadena de suministro, la eliminación de tareas repetitivas para el personal humano a favor de otras actividades de alto valor agregado. Con la documentación digital, las empresas de logística pueden asegurarse de tener la información necesaria, cuando la necesitan, para tomar decisiones informadas y mantener el buen funcionamiento de su cadena de suministro.

Digitalización de documentos: ¿por qué debe digitalizarse el sector logístico?

La digitalización de documentos ha afectado drásticamente casi todos los aspectos del mercado. Las empresas son conscientes de las ventajas que las tecnologías digitales pueden ofrecer. Sin embargo, según Gartner, más del 50% de las organizaciones aún no han comenzado a construir activamente una hoja de ruta para la transformación digital de la cadena de suministro¹. El motivo puede variar de una empresa a otra, pero a menudo las empresas tienen dificultades para pasar de operaciones basadas en papel a operaciones digitalizadas.

La digitalización de documentos es el proceso de transformación de documentos en papel a formato digital. En otras palabras, significa crear una versión digital de los documentos. Esto puede hacerse con varias herramientas y técnicas, como la escaneo del documento y su conversión en PDF, o utilizando un sistema de gestión documental para crear una versión electrónica del documento mediante software OCR o sistemas de procesamiento inteligente de documentos (IDP).

Para seguir siendo altamente competitivas, las empresas deben mantenerse al día mientras el mundo se mueve cada vez más hacia la digitalización y la automatización. Esto es especialmente cierto para las operaciones de la cadena de suministro, donde la colaboración y la visibilidad de extremo a extremo ofrecen un valor inigualable en la producción, gestión de inventarios y cumplimiento de pedidos. Al actualizar los sistemas y digitalizar la cadena de suministro, se puede equipar mejor a la empresa para las necesidades actuales y futuras.

La logística es un sector fragmentado y con un alto consumo de papel, lo que significa que hay un rastro de papel para cada proceso individual, incluyendo la gestión y seguimiento de inventarios en almacenes, el envío de mercancías desde el extranjero y la transferencia de centros de distribución a tiendas. Independientemente del tipo de operación, hay cientos de documentos que confirman una sola actividad. Si bien esto significa que todo es rastreable, los documentos perdidos o dañados pueden causar graves dificultades. Los documentos que contienen incluso el error más pequeño pueden ser imposibles de rastrear, lo que resulta en retrasos o cancelaciones de envíos, o pueden terminar costando miles o millones de euros a la empresa². Las actividades repetitivas como la entrada de datos en sistemas como ERP, TMS o WMS son actividades que se prestan a este tipo de errores. 

“Los documentos que contienen el más mínimo error pueden costar a una empresa miles o incluso millones de euros.”

Por lo tanto, puede haber dos razones fundamentales por las cuales la industria logística se está moviendo hacia lo digital: 

1. La documentación en papel no es confiable en la logística

En una cadena de suministro basada en documentos en papel, los pedidos pasan por muchas manos, a menudo requiriendo documentación y creando un potencial de error en cada punto de contacto humano. El papel puede causar errores. Es un hecho que las personas cometen errores al transferir datos manualmente. Incluso un simple error, como ingresar un número incorrecto o colocar un punto decimal en el lugar incorrecto, puede llevar a errores costosos. Un solo error puede causar problemas significativos para una empresa, como retrasos en los envíos, pérdida de artículos, daño a las relaciones con los clientes y gastos excesivos. En una cadena de suministro digitalizada, una mayor precisión de los datos elimina la necesidad de volver a ingresar manualmente los datos ingresados incorrectamente. Además, la entrada de datos requiere mucho tiempo: el procesamiento manual de documentos en papel como órdenes de compra, facturas y recibos de entrega puede llevar mucho tiempo, lo que ralentiza los tiempos de procesamiento y retrasa los envíos. Con la digitalización, las empresas pueden reasignar estos recursos en otros lugares y crecer más rápidamente.

2. Los métodos no digitalizados no son efectivos en términos de costos

En una cadena de suministro administrada manualmente y no digitalizada, el solo costo del papel puede ser costoso, sin mencionar los costos de impresión y almacenamiento, que pueden ser significativos especialmente para operaciones a gran escala. Además, el procesamiento manual de documentos en papel requiere más mano de obra, lo que resulta en costos laborales más altos y tiempos de procesamiento más largos. Además, los sistemas no digitalizados son más propensos a errores, lo que resulta en costos adicionales asociados con la corrección de errores y posibles pérdidas de ganancias debido a inventarios o excedentes de almacén. La digitalización de la cadena de suministro reduce estos costos recurrentes haciéndolos obsoletos. La digitalización de la cadena de suministro también se traduce en una mayor precisión en los pedidos y gastos. Gracias a los datos recopilados, es posible tener una idea más precisa de la cantidad de suministros necesarios en un momento determinado. Esta información favorece una cadena más rápida, lo que significa que el capital inmovilizado en la cadena de suministro es menor.

“Los métodos no digitalizados no son fiables ni rentables para la cadena de suministro y la logística.”

Según el Consejo Nacional de Investigación de Turín, las empresas italianas consumen 1,2 millones de toneladas de papel al año. Esta cifra aumenta drásticamente en Estados Unidos: las organizaciones copian e imprimen cada año más de 30.000 millones de documentos en papel³.
Un análisis de McKinsey indica que el conocimiento de embarque representa entre el 10% y el 30% de los costes totales de documentación comercial. La adopción de un conocimiento de embarque electrónico podría ahorrar 6.500 millones de dólares en costes directos y posibilitar entre 30.000 y 40.000 millones de dólares en nuevo comercio mundial, al tiempo que mejoraría la resistencia de la cadena de suministro⁴.

No son lo mismo: conservación digital y digitalización

Desmaterialización y digitalización de documentos: estos dos términos no se refieren solo a la conservación de documentos, sino también a los flujos documentales, los métodos de creación y comunicación/compartición de documentos. Desmaterialización y digitalización son dos palabras que a menudo se utilizan en el contexto de la gestión documental como sinónimos. En realidad, no pueden considerarse equivalentes (casi).
La digitalización es el proceso de transformación que incluye la desmaterialización.
La desmaterialización se refiere principalmente a documentos en papel, no a todo el proceso: la desmaterialización es el proceso que conduce a la creación de un documento digital que reemplaza al original en papel. No hay digitalización sin desmaterialización.

El propósito de la desmaterialización es gestionar los datos o documentos comerciales (contratos, facturas, reclamaciones, documentos aduaneros, etc.) dentro de la empresa y/o en el contexto de las interacciones con los socios (clientes, proveedores) de forma completamente desmaterializada. Esto significa que todos los datos e información estarán disponibles en formato digital.
La desmaterialización de un flujo documental y su tratamiento ocurren en tres grandes etapas, que constituyen el proceso de desmaterialización:

• La digitalización, que implica un escáner pero también es una herramienta para reconocer campos y caracteres, en particular para considerar la forma.

• El archivado, que es manual o puede automatizarse parcialmente recurriendo al ADR (Reconocimiento Automático de Documentos) o a soluciones de gestión del conocimiento, como motores de clasificación y categorías.

• La transmisión y evolución del documento requiere la implantación de una herramienta de gestión de procesosLa digitalizzazione, che coinvolge uno scanner ma che è anche uno strumento di riconoscimento di campi e caratteri, in particolare per la considerazione della forma.

El objetivo de este proceso es garantizar la digitalización de todos los documentos en papel, la recogida de datos y su posterior explotación para cada empresa (cliente, proveedor, etc.). La desmaterialización se aplica a cada entrada de documentos en la empresa. Las empresas de logística y cadena de suministro no son una excepción. 

“La desmaterialización se aplica a todos los documentos de una empresa. Las empresas de logística y cadena de suministro no son una excepción.”

Además de la desmaterialización y la digitalización, también hay que hablar de preservación digital. No es correcto reducir las tecnologías y métodos utilizados para la digitalización a la preservación digital, porque mientras que la digitalización es la conversión de documentos en papel en digitales, la preservación sólo incluye la parte de archivo digital.
La conservación digital es la preservación de todo el material digital⁵, tanto si nacen digitales, como correos electrónicos, sitios web, archivos pdf, archivos excel, como si se digitalizan a partir de materiales analógicos, como documentos escaneados o procesados con tecnologías inteligentes. Aunque a menudo se considera que la digitalización es preservación, no es así.
Una vez digitalizado un elemento, la nueva versión requiere un mantenimiento continuo y constante durante todo el tiempo que se quiera conservar el documento. Esto supone enormes costes y tiempo para la instalación (Sanett, 2013). Además, cuando se trata de material digital, hay una gran diferencia entre archivar y preservar: archivar es fácil, ya que hay espacio suficiente en los discos duros o en la nube para todo el material que se pueda crear.
Sin embargo, aunque los datos archivados estén intactos, pueden no estar disponibles o no ser accesibles debido a cambios en la tecnología o a errores humanos en las convenciones de nomenclatura. La conservación, es decir, mantener la información disponible y utilizable para las generaciones futuras, requiere una actuación mucho más compleja.

Resumamos: Digitalizar significa encontrar los medios para transformar un documento en papel en datos disponibles digitalmente.
La desmaterialización es el proceso de creación de un documento digital que sustituye al original en papel.
La conservación de documentos consiste en mantener la información disponible y utilizable para las generaciones futuras. Las soluciones de conservación digital como Google Drive, OneCloud o Dropbox permiten almacenar y compartir documentos y datos digitales con socios y proveedores.
Sin embargo, no pueden actuar solas en la primera fase y "digitalizar" documentos: para eso hay otras tecnologías.

Digitalización de documentos con lectura automatizada e introducción de datos

La digitalización de documentos se ha convertido en un proceso esencial para empresas de diversos sectores.

Ante la creciente necesidad de automatizar la extracción de datos de documentos físicos, muchas organizaciones recurren a tecnologías innovadoras para agilizar el proceso. La lectura automatizada de documentos y la introducción de datos es una de esas tecnologías que está revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus documentos.
Existen diversos métodos y herramientas para realizar actividades de lectura de documentos y extracción de datos, entre los que podemos destacar los siguientes: 

• Extracción manual de datos

• Reconocimiento óptico de caracteres (Optical Character Recognition, OCR) 

• Procesamiento inteligente de documentos (Intelligent Document Processing, IDP)

Uno de los métodos más tradicionales es la extracción manual de datos: requiere que un operador humano inicie la acción e ingrese los datos de un documento en papel o de un documento digital en otro sistema. Sin embargo, este método requiere mucho tiempo y está ampliamente sujeto a errores.
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es otro método que ha ganado popularidad en los últimos años. Esta tecnología utiliza algoritmos informáticos para reconocer los caracteres de un documento y convertirlos en texto digital. Aunque este método es más rápido y preciso que la extracción manual de datos, todavía presenta límites en la gestión de documentos no estructurados o semi-estructurados.
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es un método más avanzado que combina OCR con técnicas de inteligencia artificial (AI) y de aprendizaje automático (ML) para automatizar la extracción de datos de documentos estructurados y no estructurados. IDP puede extraer con precisión datos de documentos complejos como facturas, contratos y órdenes de compra. También puede aprender de datos pasados y mejorar su precisión con el tiempo.

“La lectura automática de documentos y la introducción de datos es una de las tecnologías que está revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus documentos.”

Extracción manual de datos

Extraer manualmente los datos de los documentos puede ser un gran desafío para las empresas de la cadena de suministro, que tienen que lidiar diariamente con un gran volumen de documentos. La entrada manual de datos puede llevar mucho tiempo y estar sujeta a errores, lo que puede causar retrasos en las operaciones de la cadena de suministro y errores potencialmente costosos. Los métodos tradicionales de procesamiento de documentos dependen de la gestión manual de los datos por parte del personal. Ya sea que se trate de facturas, cotizaciones, pedidos, listas de embalaje u otros documentos, todo debe leerse y digitarse manualmente día tras día.

Se ha demostrado que el uso de tecnología OCR e IDP para el procesamiento de documentos puede mejorar exponencialmente la precisión de la extracción de datos. Es evidente que la extracción manual de datos de los documentos de la cadena de suministro y logística requiere una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo, y está sujeta a errores que pueden llevar a datos imprecisos y costosos. Además, las empresas siempre deben tener en cuenta que la entrada manual de datos es un proceso intensivo en mano de obra que requiere una gran cantidad de trabajadores, lo que puede aumentar significativamente los costos de las operaciones de la cadena de suministro. Según un informe de Goldman Sachs de 2018, los costos directos e indirectos de la entrada manual de datos ascienden a unos 2,7 billones de dólares para las empresas globales⁶.
Por último, la entrada manual de datos puede generar ineficiencias en las operaciones de la cadena de suministro, ya que puede ser difícil rastrear y gestionar manualmente grandes volúmenes de datos. Las herramientas de digitalización de documentos pueden ayudar a los usuarios a extraer datos de documentos como facturas, documentos de transporte o notas personalizadas y a introducir datos como el número de pedido, el nombre del cliente, el número del contenedor en el sistema de gestión (ERP, TMS, WMS).

Este proceso de extracción puede ser automatizado con la ayuda de la tecnología. Los dos métodos más utilizados para la lectura automática de documentos e introducción de datos son el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el procesamiento inteligente de documentos (IDP). Estos métodos no requieren que alguien lea y extraiga los datos, sino que pueden realizar automáticamente la entrada de datos. Veamos cómo estas tecnologías ayudan a ahorrar tiempo y reducir errores en estas tareas repetitivas.

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) es el uso de la tecnología para identificar caracteres de texto impresos o manuscritos dentro de imágenes digitales de documentos físicos, como un documento en papel escaneado. El proceso básico del OCR consiste en examinar el texto de un documento y traducir los caracteres en un código que pueda utilizarse para el tratamiento de datos. Esta tecnología puede denominarse a veces reconocimiento de texto⁷. Normalmente, las tecnologías OCR tienen dos componentes: el hardware para digitalizar el documento y el software para convertir los documentos en texto legible por máquina. El software puede aprovechar las tecnologías de IA.

El OCR forma parte de la Visión por Computador, un campo de la Inteligencia Artificial que permite a los ordenadores interpretar y comprender los datos visuales del mundo que les rodea: En resumen, las tecnologías de visión por ordenador funcionan de forma muy parecida a la visión humana. Utilizan algoritmos para procesar y analizar imágenes, vídeos y otros datos visuales con el fin de extraer información significativa. Una vez entrenados, estos sistemas pueden inspeccionar o analizar miles de imágenes y detectar aspectos imperceptibles para el ojo humano.
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología específica dentro de la visión por ordenador que consiste en identificar y convertir texto impreso o manuscrito en imágenes o documentos en texto legible por máquina. El OCR es una herramienta importante para digitalizar documentos físicos y hacerlos consultables y editables en formato digital. Aprovechando las tecnologías de Visión por Computador y OCR, las empresas pueden automatizar y optimizar muchos procesos, como la gestión de documentos y la extracción de datos.

Procesamiento inteligente de documentos(IDP)

El procesamiento inteligente de documentos (PID) consiste en extraer información de documentos electrónicos y en papel y utilizarla para permitir la automatización integral de procesos centrados en documentos. Aprovecha la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML), el procesamiento del lenguaje natural (NLP) y los motores avanzados de OCR.

Las soluciones IDP capturan, extraen, categorizan y analizan información de distintos tipos y formatos, y permiten a los usuarios integrar a la perfección la salida de datos en automatizaciones de flujos de trabajo. Una solución IDP incluye las siguientes funcionalidades básicas⁸: 

• Capacidad para procesar datos no estructurados y/o semiestructurados

• Reconocimiento y clasificación de datos

• Extracción automática de datos

• Herramientas de IA y aprendizaje automático para categorización y análisis

• OCR para la captura de datos 

• Integración con otros programas de gestión de datos Integración con otros programas de gestión de datos con otros programas de gestión de datos

En conclusión, el procesamiento inteligente de documentos ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan los procesos centrados en los documentos. Con funcionalidades avanzadas como IA, ML, NLP y OCR, las soluciones IDP permiten la automatización integral de los procesos centrados en los documentos. Al adquirir, extraer, categorizar y analizar datos de diferentes tipos y formatos de documentos, las soluciones IDP permiten una integración perfecta de la salida de datos en automatizaciones de flujos de trabajo. En definitiva, ofrecen a las empresas una solución potente y eficaz para gestionar sus necesidades de procesamiento de documentos, aumentando la productividad y reduciendo los costes.

“El procesamiento inteligente de documentos ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan los procesos centrados en los documentos.”

Para una empresa de la cadena de suministro, el IDP puede aportar ventajas significativas, como la reducción del tiempo de procesamiento, el aumento de la precisión de los datos y la mejora de la productividad. Al automatizar los procesos centrados en los documentos, el procesamiento inteligente de documentos puede liberar tiempo y recursos, lo que permite a las empresas de la cadena de suministro centrarse en las actividades principales, con la consiguiente mejora de la eficiencia y reducción de costes.

Diferencias entre el tratamiento inteligente de documentos (PID) y la tecnología OCR

En el vertiginoso sector actual de la cadena de suministro, la capacidad de procesar grandes cantidades de documentos con rapidez y precisión es crucial. Aunque la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se ha utilizado durante muchos años para digitalizar documentos en papel, ha surgido una tecnología más reciente: el procesamiento inteligente de documentos ("IDP"). A diferencia del OCR, que se limita a extraer texto de las imágenes de los documentos, el IDP utiliza algoritmos de aprendizaje automático para comprender el significado y el contexto del texto. Esto permite funciones más avanzadas, como la clasificación automática, la extracción de datos e incluso la capacidad de entender la escritura a mano.
Dado que IDP y OCR son tecnologías de extracción de datos, a menudo se utilizan indistintamente y, en ocasiones, IDP se considera simplemente otra versión reempaquetada del OCR tradicional.
Como responsable de la toma de decisiones empresariales, es importante comprender la diferencia entre ambas tecnologías para saber cuál se adapta mejor a las necesidades de su organización.

“El procesamiento inteligente de documentos utiliza el aprendizaje automático para realizar la clasificación automática, la extracción de datos e incluso la comprensión de la escritura.”

El OCR tradicional cuesta menos que el IDP, pero solo funciona con documentos estándar basados en plantillas, mientras que las soluciones IDP pueden ofrecer la flexibilidad de trabajar con documentos semiestructurados o no estructurados con mayor precisión mediante el uso de IA, aprendizaje automático, aprendizaje profundo y OCR.
El OCR no es nuevo para la captura de documentos, pero tiene algunos años de desarrollo a sus espaldas.
El OCR tradicional, en pocas palabras, convierte una imagen de texto en texto legible por una máquina. Este proceso puede ser útil para la digitalización sencilla de documentos, pero deja mucho que desear.
Algunos de los principales problemas del OCR tradicional son: 

• Basado sólo en plantillas: El OCR tradicional se basa en una plantilla, es decir, los documentos que se van a procesar deben estar formateados de acuerdo con ciertas reglas, de lo contrario el OCR no puede hacer nada con los documentos;

• Precisión limitada: La tecnología tradicional de OCR es limitada en su capacidad para reconocer y extraer con precisión el texto de los documentos. Tiene dificultades para reconocer caracteres distorsionados, torcidos o borrosos, como suele ocurrir en el mundo real. Esto da lugar a errores en el texto extraído, con los consiguientes problemas de calidad y procesamiento de los datos.

• Incapacidad para comprender el contexto: La tecnología OCR se centra exclusivamente en extraer texto de imágenes y no tiene en cuenta el contexto del documento, por lo que no se pueden automatizar los procesos de principio a fin. Por ejemplo, puede no ser capaz de distinguir entre un código de producto y un número de pedido, lo que da lugar a una extracción y un tratamiento de datos incorrectos;

• Funcionalidad limitada: La tecnología OCR se centra principalmente en la conversión de documentos físicos a formato digital. Aunque puede extraer texto de imágenes, no dispone de funciones avanzadas como la clasificación automática o la extracción de datos. Esto significa que no puede proporcionar el nivel de automatización y eficiencia necesario en el sector actual de la cadena de suministro.

El OCR puede ser la solución en algunos casos, por ejemplo cuando sólo existe un formulario basado en reglas. Sin embargo, la realidad en términos de variación de los documentos con los que una organización trabaja a diario es significativamente diferente. Algunos problemas empresariales fundamentales no pueden resolverse con el OCR tradicional:

• Cuando hay que procesar documentos semiestructurados, no estructurados y manuscritos, el OCR tradicional ya no es adecuado; crear y mantener plantillas para todos los formatos lleva demasiado tiempo y dinero.

• Esto hace que el OCR tradicional sea inadecuado para la aplicación a gran escala y la escalabilidad.

El procesamiento inteligente de documentos (IDP) supera todas estas limitaciones con la ayuda adicional de las tecnologías de IA, ML y Deep Learning y ofrece varias ventajas sobre el OCR para la gestión de la cadena de suministro.
Aunque OCR no emplea IDP, IDP sigue utilizando OCR como parte de una potente combinación. El OCR convierte una imagen de texto en texto legible, y las tecnologías inteligentes y avanzadas de Inteligencia Artificial, incluidos el Aprendizaje Automático y el Aprendizaje Profundo, hacen el resto. Por un lado, esto hace que la IDP pueda imitar las capacidades cognitivas, es decir, adquirir documentos correctamente, clasificarlos correctamente y extraer todos los datos relevantes de ellos. Por otra parte, estos datos relevantes pueden introducirse automáticamente en los flujos de trabajo correctos para su posterior procesamiento.

“El procesamiento inteligente de documentos supera los límites del OCR con la ayuda adicional de las tecnologías de IA, ML y Deep Learning.”

Comparada con el OCR tradicional, la IDP es una tecnología más avanzada en varios aspectos:

• Mayor precisión: IDP utiliza algoritmos avanzados de aprendizaje automático para analizar y comprender el texto de un documento, lo que le permite reconocer y extraer texto con precisión, incluso si el texto está distorsionado o sesgado. El resultado es un menor número de errores y una mayor calidad de los datos, lo que resulta crucial para las operaciones de la cadena de suministro.

• Comprender el contexto: el IDP es capaz de comprender el contexto del documento, lo que le permite identificar el tipo de documento, los campos clave y los puntos de datos dentro del documento, e incluso las relaciones entre los distintos puntos de datos. Esto permite el uso de funciones más avanzadas, como la clasificación automática y la extracción de datos, reduciendo significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para la introducción y el procesamiento manual de datos.

• Mayor funcionalidad: IDP va más allá del OCR y ofrece una serie de funciones avanzadas que pueden mejorar la gestión de la cadena de suministro. Por ejemplo, puede clasificar documentos automáticamente, extraer datos clave e incluso comprender la escritura a mano. Estas funciones permiten una mayor automatización y eficiencia, lo que permite a las empresas procesar los documentos con mayor rapidez y precisión.

En conclusión, aunque la tecnología OCR tradicional ha sido útil para digitalizar documentos en papel, la IDP es una tecnología más avanzada y potente que ofrece importantes ventajas para la gestión de la cadena de suministro. Con su mayor precisión, comprensión contextual y funcionalidad mejorada, el IDP está mejor equipado para satisfacer las necesidades de las operaciones modernas de la cadena de suministro, proporcionando una mayor eficiencia, automatización y precisión⁹.

¿Qué tipo de documentos logísticos pueden digitalizarse automáticamente?

Con la creciente complejidad de las operaciones de la cadena de suministro, la digitalización de los documentos logísticos se ha convertido en algo esencial para las empresas que quieren optimizar sus procesos y seguir siendo competitivas. Afortunadamente, no existen límites técnicos a la digitalización de documentos logísticos, lo que permite a las empresas automatizar y optimizar prácticamente cualquier tarea. En esta sección, exploraremos los tipos de documentos logísticos que pueden digitalizarse automáticamente, incluidos los documentos de almacén y expedición, como comprobantes de entrega y conocimientos de embarque, así como los documentos de cara al cliente, facturas, extractos y recibos.
Al identificar las tareas que consumen mucho tiempo y los documentos relacionados, las empresas pueden aprovechar la automatización y la digitalización para mejorar la eficiencia operativa y reducir costes.Hay varios documentos logísticos que pueden digitalizarse automáticamente para mejorar la eficiencia de la cadena de suministro y reducir los errores de introducción manual de datos¹⁰.
Entre ellos se incluyen:

• Prueba de entrega (Proof Of Delivery, POD): Los documentos POD demuestran que un envío ha sido entregado y son esenciales para la facturación y el servicio al cliente. La digitalización de los POD puede ayudar a acelerar el proceso de facturación y permitir la visibilidad en tiempo real del estado de la entrega;

• Conocimiento de embarque (Bill Of Lading, BOL): El conocimiento de embarque (BOL) es un documento legal que especifica el tipo, la cantidad y el destino de las mercancías transportadas. La digitalización de los conocimientos de embarque puede ayudar a automatizar la selección y el encaminamiento de los transportistas y mejorar la precisión y rapidez de los procesos de facturación y pago;

• Instrucciones para el conocimiento de embarque: Muchas empresas que ofrecen servicios de transporte reciben instrucciones específicas de sus clientes sobre la información que deben incluir en el conocimiento de embarque. Esta suele ser una de las actividades que más tiempo consume a los responsables de crear el conocimiento de embarque. Por ello, la digitalización y automatización de esta actividad puede acelerar el proceso de creación del conocimiento de embarque en su conjunto; 

• Listas de empaquetado: Las listas de empaquetado proporcionan un resumen detallado del contenido de un envío y son importantes para garantizar que se entregan los artículos correctos en el destino adecuado. La digitalización de las listas de empaquetado puede ayudar a automatizar el proceso de picking y empaquetado y reducir el riesgo de errores;

• Albarán (DDT): La carta de porte, o albarán, es un documento que deben emitir las empresas para justificar o acreditar el traslado de un lugar a otro de mercancías, materias primas, objeto de una transacción comercial, incluso en el caso de dos establecimientos de la misma empresa. La digitalización de los documentos de transporte mejora los procesos logísticos en general. Optar por la digitalización de los documentos de transporte significa abandonar definitivamente el papel para simplificar los procesos y mejorarlos. De hecho, la normativa italiana en el sector del transporte estipula que los documentos de transporte pueden viajar físicamente con los productos o enviarse electrónicamente;

• Facturas: Las facturas son una parte esencial del proceso de facturación y pago, y su digitalización puede ayudar a acelerar los ciclos de pago, reducir los errores y mejorar la visibilidad de los pagos pendientes;

• Solicitudes de retirada: Si una empresa recibe solicitudes de recogida por correo electrónico o archivos pdf (o en otros formatos), esta información suele ser procesada por una persona para poner en marcha la solicitud, de modo que se cree un envío en el sistema de gestión del transporte de la empresa. Esta actividad puede automatizarse fácilmente para agilizar las operaciones;

• Carta de porte aéreo (Air Way Bill, AWB): La carta de porte aéreo (AWB) es el documento más importante emitido por una compañía aérea directamente o a través de su agente autorizado. Es un documento de transporte no negociable que cubre el transporte de carga de un aeropuerto a otro. Al aceptar un envío, un agente de carga de la IATA actúa en nombre de la compañía aérea cuya guía aérea ha emitido. La digitalización y la automatización de la AWB pueden contribuir positivamente a la tramitación sin errores de este documento;

• Solicitud de ofertas puntuales: Para muchas empresas, ésta puede ser una actividad de back-office muy exigente, ya que es crucial leer y responder rápidamente a las solicitudes de ofertas puntuales para captar al cliente potencial. Gestionar las solicitudes de ofertas puntuales -incluso cuando se envían por correo electrónico con un texto coloquial- con métodos automatizados y digitalizados puede influir directamente en el número de solicitudes procesadas y de clientes captados;

• Masa bruta verificada (Verified Gross Mass, VGM), otro documento importante para las empresas de logística y transporte, describe el peso de la carga, incluidos la madera de estiba y los refuerzos, y la tara del contenedor que transporta la carga. Lo facilita el cargador a los transportistas y/o a los representantes de la terminal portuaria antes de la fecha de cierre de la lista de carga. La capacidad de extraer esta información automáticamente puede ser crucial para determinadas operaciones de transporte; 

• Manifiesto de carga: El manifiesto de carga, una lista consolidada de toda la carga a bordo de un buque de carga, aparece bajo el nombre del buque y las marcas de identificación. Generalmente, un manifiesto de carga enumera todos los conocimientos de embarque con los detalles mencionados y el número total de mercancías transportadas, indicado para cada conocimiento de embarque. Por lo tanto, al igual que con el conocimiento de embarque, es muy importante que las empresas digitalicen y automaticen el procesamiento de los manifiestos para mejorar la precisión y la velocidad de las actividades de back office.

En general, al digitalizar estos y otros documentos logísticos, las empresas pueden mejorar la eficacia de la cadena de suministro, reducir los errores de introducción manual de datos y obtener visibilidad en tiempo real de sus operaciones.
Profundicemos en algunos casos de uso de la automatización de documentos logísticos que pueden establecerse con la ayuda de la tecnología de procesamiento inteligente de documentos de Wenda:  

Factura/Factura de aduana/PL/Correo electrónico/BoL = Seguimiento de contenedores

Traduce múltiples y diferentes documentos en instrucciones de conocimiento de embarque, hasta el seguimiento de contenedores o carga aérea, y sube cualquier documento logístico a la plataforma Wenda.
La Inteligencia Artificial de Wenda identifica y extrae los datos relevantes, que se cargan automáticamente en la plataforma para el seguimiento de contenedores.

DDT o albarán= Entrada de mercancías en el SGA

Con esta automatización, es posible transformar los datos del albarán en formato pdf en datos de seguimiento e introducirlos en el SGA, y posteriormente visualizar los datos en la plataforma Wenda o BI.
El albarán se carga en la plataforma, la IA de Wenda identifica y extrae los datos relevantes y, finalmente, los datos se cargan en el SGA y se pueden visualizar en la plataforma de Wenda.

EASA + Guía Aérea (AWB) + Factura = Compartir en ERP

Automatice el intercambio de datos administrativos y de cumplimiento de las aerolíneas con el expedidor y el destinatario. Cualquier documento logístico puede seleccionarse y cargarse en la plataforma de Wenda.
La IA de Wenda lo identifica y extrae los datos pertinentes, que se cargan en el TMS y se comparten con la red de la cadena de suministro.

“Al digitalizar estos y otros documentos logísticos, las empresas pueden mejorar la eficacia de la cadena de suministro, reducir los errores de introducción manual de datos y obtener visibilidad en tiempo real de sus operaciones.”

A continuación figura una lista casi completa de documentos logísticos que Wenda puede procesar, digitalizar automáticamente y configurar para su inclusión en un flujo de trabajo automatizado:

• Solicitud de presupuesto puntual

• Solicitudes de retirada (LTL o FTL)

• Listas de empaquetado

• Conocimiento de embarque

• Albarán de entrega / Delivery note

• Manifiesto de carga

• VGM

• Facturas aduaneras

• Facturas de transporte aéreo

• Prueba de entrega (POD)

• Certificado EASA

• Certificado de origen

• Certificado de conformidad

• Avisos anticipados de expedición (ASN) 

• Declaraciones

• Reclamaciones

• Facturas

¿Por qué las empresas de la cadena de suministro y logística optan por la automatización de documentos?

Como es bien sabido, el sector de la logística y la cadena de suministro es notoriamente complejo y depende en gran medida de procesos manuales, como la comunicación basada en papel y la introducción manual de datos. Con una comunicación tan intensa entre las distintas partes interesadas, incluidos clientes, proveedores, expedidores y transportistas, el riesgo de errores y retrasos es elevado, lo que se traduce en ineficacia y aumento de costes.

1. Aumentar la productividad, reducir los errores

Una cantidad significativa de la información necesaria para las operaciones críticas de la cadena de suministro y la logística sigue extrayéndose manualmente de diversas fuentes de datos, como el correo electrónico, las hojas de cálculo y los sistemas existentes, como ERP, TMS y WMS.
Como hemos visto antes, los problemas asociados al procesamiento manual de documentos incluyen tareas que llevan mucho tiempo, errores en la introducción de datos y el alto riesgo de que los documentos se pierdan o se extravíen. Además, la extracción manual de datos de los documentos es un proceso tedioso y propenso a errores que puede dar lugar a imprecisiones e ineficiencias.
Para hacer frente a estos retos, muchas empresas de logística y cadenas de suministro están recurriendo a soluciones de automatización de documentos para agilizar los procesos, reducir los errores de introducción manual de datos y mejorar la eficacia operativa.

2. Alcanzar más clientes con menos esfuerzo

Para las empresas de logística y cadena de suministro, las soluciones de automatización de documentos tendrán un impacto directo en su forma de atender y responder a los clientes. La automatización de métodos manuales que consumen mucho tiempo permitirá al personal de atención al cliente responder rápidamente a las solicitudes y resolver los problemas. Además, esto ayudará al personal de atención al cliente a recuperar su valioso tiempo y utilizarlo para atender a más clientes durante las horas de trabajo.
Las tecnologías de automatización de documentos no requieren pausas ni descansos. Esto asegura a los clientes una disponibilidad y garantía de servicio 24 horas al día, 7 días a la semana. Incluso cuando el servicio de atención al cliente tiene su sede en Italia pero el propio cliente en China. La automatización y la introducción automática de datos garantizarán la continuidad del servicio mientras el personal disfruta de merecidos descansos, fines de semana, tiempo libre y vacaciones.
La automatización de documentos es una forma de hacer más haciendo menos. 

3. Seguir el ritmo de la transformación digital

Los índices de adopción de la generación automatizada de documentos siguen creciendo. En 2025, el mercado mundial de sistemas de gestión de documentos alcanzará los 10.170 millones de dólares, con una tasa de crecimiento anual constante del 13%¹¹. A medida que los proveedores de software lanzan sistemas más avanzados, las empresas implementan con facilidad las innovaciones propuestas. Pasan de la engorrosa gestión de documentos en papel a la generación de documentos totalmente automatizada.Además, las empresas tienen previsto gastar más en la automatización de procesos empresariales e innovaciones. Para 2026, se espera que el gasto mundial en transformación digital alcance los 3,4 billones de dólares¹².
La creciente demanda de soluciones de automatización da un impulso a la automatización de documentos, ya que la gestión documental automatizada es una parte esencial de la transformación digital de cualquier sistema y uno de los primeros pasos que hay que dar.

Conclusiones

Las soluciones de procesamiento automatizado de documentos pueden mejorar significativamente las operaciones logísticas y de la cadena de suministro. Al automatizar el procesamiento de documentos, las empresas pueden agilizar los flujos de trabajo, reducir los errores manuales y obtener visibilidad en tiempo real de las operaciones de la cadena de suministro. El procesamiento automatizado de documentos también puede ayudar a eliminar la necesidad de introducir datos manualmente, reduciendo el riesgo de errores y liberando a los empleados para que puedan centrarse en tareas más estratégicas.

Otra ventaja de las soluciones de procesamiento automatizado de documentos es la mayor precisión de los datos. Al automatizar el proceso de procesamiento de documentos y extracción de datos, las empresas pueden garantizar la exactitud e integridad de los datos capturados, lo que se traduce en una toma de decisiones más fiable y oportuna.

Por último, el procesamiento automatizado de documentos puede ayudar a mejorar la colaboración y la comunicación entre las partes interesadas al proporcionar acceso en tiempo real a datos críticos de la cadena de suministro. Esto puede ayudar a reducir el riesgo de retrasos, errores y falta de comunicación, lo que mejora la eficacia de la cadena de suministro y la satisfacción del cliente.

Ha llegado el momento de empezar a digitalizar los documentos logísticos y automatizar por completo los flujos de trabajo de la cadena de suministro.

Notas

1. Gartner, Supply chain digital transformation

2. Según The Data Warehouse Institute, cada año se pueden atribuir alrededor de 600.000 millones de dólares a errores en la introducción de datos en la cadena de suministro, la adquisición de datos y otras áreas vitales, lo que expone a las organizaciones a riesgos de cumplimiento, así como a un gran derroche de dinero y recursos. Más información en los siguientes artículos: [1], [2], [3]

3. Omdia, Market Landscape: Intelligent Document Processing

4. The multi-billion-dollar paper jam

5. Véase S. Routhier Perry, Digitization and Digital Preservation: A Review of the Literature, School of Information Student Research Journal, San Jose State University, 2014, aquí

6. Goldman Sachs, How the next payments frontier will unleash small business, 2018

7. TechTarget - OCR

8. TrustRadius- Intelligent Processing Systems

9. Véase aquí para un análisis general de las diferencias entre OCR e IDP

10. Consulte este artículo para obtener una lista más detallada

11. Véase aquí

12. Véase el informe de Statista titulado Digital transformation - Statistics & Facts