El creciente volumen de envíos y el aumento del comercio internacional hacen que la gestión de documentos sea increíblemente compleja para las empresas de logística y transporte.

Especialmente en el mercado de las cotizaciones de transporte, la ecuación oferta/demanda está sometida a una presión constante y las empresas tienen que ser capaces de llevar a cabo procesos y operaciones a un ritmo mucho más acelerado.
Las tarifas de envío de muchos operadores no siempre son claras y completas, con el resultado de que algunas operaciones son fuente de pérdidas de tiempo desproporcionadas en relación con los valores en juego.

Desde el proceso de cotización de la carga hasta la gestión del conocimiento de embarque y el despacho de aduanas, las operaciones y la coordinación con las partes externas no siempre están optimizadas: gran parte de la información necesaria para realizar operaciones críticas se extrae manualmente de dichas fuentes de datos (correos electrónicos, hojas de cálculo) o de los sistemas existentes (ERP, TMS, SGA). Este tipo de operación suele ser propensa a errores durante el proceso de introducción de datos, lo que provoca la ineficacia de las empresas.

Automatizar el back-office y la gestión de documentos para reducir los tiempos de respuesta a los clientes y aumentar los ingresos, utilizando una única herramienta digital para comunicarse con clientes y socios, resulta ser una gran ventaja competitiva y un ahorro del coste del personal que habrían empleado en el proceso.

Gestión del transporte, las reglas para no equivocarse

La gestión de las solicitudes de presupuesto es una de las actividades más cruciales para las empresas que ofrecen servicios de transporte. Estas empresas suelen tener que dedicar recursos exclusivamente a generar presupuestos.
Pero dado que el mercado presenta un elevado índice de saturación y es necesario aplicar cierta diferenciación con respecto a los competidores, un objetivo crucial es tomar decisiones estratégicas sobre los recursos que deben desplegarse en el desarrollo de las tarifas y condiciones de envío.

Por lo tanto, hay que tener en cuenta algunas reglas básicas antes de decidirse e inclinarse por un aumento del número de recursos humanos o por el uso de tecnologías digitales que permitan automatizar las tareas administrativas repetitivas de apoyo a los recursos humanos.

En la gestión de los envíos, el nivel de servicio prestado por el transportista es cada vez más importante para garantizar la plena satisfacción del cliente.
La falta de información precisa y correcta influye en la calidad y el resultado de su actuación. Formular con prontitud el contenido de los documentos de transporte, como presupuestos o conocimientos de embarque, proporciona ventajas de servicio y coste para ambas partes: cliente y transportista. La automatización de la lectura y extracción de información de los documentos de transporte podría mejorar los problemas causados por la falta de información precisa y correcta.

El cargador puede ayudar a optimizar el tiempo del transportista teniendo siempre a mano la documentación de las cargas a transportar, indicando el destino correcto: de hecho, ocurre que el cliente facilita la dirección de facturación y no la dirección real de entrega y descarga, con la clara necesidad -por parte del transportista- de una segunda entrega.
De vital importancia es también la inclusión del número de teléfono de las distintas descargas y del funcionario responsable de la aceptación de la mercancía. Tanto el cliente como el transportista deben asegurarse siempre de facilitar información correcta con un margen de error reducido.

Tipos de costes en las tarifas de transporte

Hoy en día, para poder gestionar las actividades de cotización, una empresa de transporte debe tener en cuenta varios factores. A pesar de que las tarifas de flete se elaboran a medida en función de los servicios requeridos, existen criterios según los cuales es posible enumerar cuál debe ser el contenido de cualquier presupuesto, independientemente de la naturaleza de los servicios ofrecidos.
Es decir, es posible enumerar los puntos fijos de cualquier cita, es decir, el contenido básico estándar, que consiste en:

• Servicios de transporte: son las operaciones ofrecidas por un cargador o transportista-expedidor para realizar el traslado físico de mercancías desde el punto indicado como inicio del servicio hasta el punto de destino (o hasta donde finaliza el servicio de interés para el cliente).
• Servicios auxiliares específicos: son las operaciones que no están estrictamente relacionadas con el transporte físico de mercancías, pero que deben acompañarlo bien porque así lo solicita el cliente, bien porque lo impone la normativa vigente, bien porque son necesarias para garantizar el éxito del servicio. Estos servicios incluyen seguros, marcado, emisión de documentos de transporte, emisión de facturas aduaneras y consulares, certificados de origen, emisión de documentos no relacionados con el transporte (declaraciones del transportista, declaraciones de exención de la lista negra, etc.).
• Servicios auxiliares genéricos: son las operaciones que, aunque suelen figurar en los presupuestos, no son específicamente necesarias para la prestación del servicio o, en algunos casos, no conllevan costes tan específicos. No se puede hacer una evaluación objetiva de estos costes porque su magnitud no está relacionada con el peso o el valor de las mercancías enviadas. Por lo tanto, es preferible elegir aquellos operadores que faciliten claramente sus presupuestos, haciendo totalmente comprensibles tanto los servicios ofrecidos como sus costes.

​Los tipos de tarifa estándar son la tarifa por peso, la tarifa por unidad definida (tarifa por paquete, tarifa por paleta, etc.), la tarifa por volumen, la tarifa especial (tarifa por cantidad y tarifa por valor).
Las condiciones de los servicios de mensajería urgente suelen referirse a las dos primeras categorías, mientras que los servicios de mensajería tradicionales suelen adoptar tarifas basadas en el volumen. En cambio, los aranceles basados en la cantidad y el valor son hoy en día extremadamente raros y, por lo general, sólo se adoptan cuando existen características de las mercancías que los hacen utilizables.

Estas operaciones de cotización suelen ser realizadas por uno o varios recursos humanos cuyas tareas consisten en extraer manualmente la información de los correos electrónicos de solicitud de cotización recibidos de los clientes, emitir la cotización con el sistema de gestión, confirmarla y, por último, enviarla al solicitante.

Figura 1: Diferencia entre procesos manuales y automatizados

Pero si una empresa de transporte quiere tomar decisiones estratégicas sobre los recursos que debe asignar a la actividad de cotización del servicio de transporte marítimo, debería plantearse añadir tecnologías digitales a sus recursos humanos para automatizar las operaciones de cotización y agilizar los procedimientos.

De hecho, existen paquetes informáticos específicos que permiten automatizar el proceso de creación de presupuestos para servicios de transporte, que analizaremos a continuación.

Cómo optimizar los costes de transporte con programas informáticos específicos

Uno de los elementos que las empresas de logística deben tener en cuenta a la hora de optimizar la tramitación de los presupuestos de transporte es la rapidez con la que pueden completar la operación tras la solicitud del cliente: al fin y al cabo, se trata de un mercado extremadamente competitivo, y agilizar las operaciones y acelerar los procesos puede suponer una ventaja real en este entorno.

Un software especializado de última generación permite automatizar y estandarizar la extracción de la información necesaria para crear presupuestos mediante tecnología de Inteligencia Artificial. Esta solución tecnológica permite hacer frente a lo que hoy es un enorme volumen de comunicación entre clientes, proveedores, expedidores y transportistas, y que depende de métodos manuales basados en papel, hojas de cálculo, correos electrónicos o llamadas telefónicas.

Además de crear una ventaja competitiva, la digitalización y automatización de los procesos manuales y basados en papel pueden ayudar a las empresas a aumentar la eficiencia, reducir los costes y la cantidad de papel utilizado. Según el Consejo Nacional de Investigación, las empresas italianas consumen 1,2 millones de toneladas de papel al año. Esta cifra aumenta drásticamente en Estados Unidos, donde cada año se copian e imprimen más de 30.000 millones de documentos en papel1.
Un análisis de McKinsey indica que el conocimiento de embarque representa entre el 10% y el 30% de los costes totales de documentación comercial. La digitalización de la gestión de los conocimientos de embarque podría ahorrar 6.500 millones de dólares en costes directos y posibilitar entre 30.000 y 40.000 millones en nuevos intercambios comerciales a escala mundial, al tiempo que mejoraría la resistencia de la cadena de suministro2.

Y así, automatizar la gestión del back-office documental, incluidas las solicitudes de presupuesto, con algoritmos de IA, ayudados por una plataforma colaborativa que se comunique con el ERP de la empresa, puede marcar la diferencia entre un servicio ordinario y uno excelente.

La digitalización y simplificación del proceso de gestión de las actividades de back-office mediante la orquestación de las partes externas (es decir, clientes, aduanas, agentes, transitarios, consignatarios), y la gestión automática de las ofertas de envío (mediante el diálogo con el ERP) en respuesta a las solicitudes específicas de cotización recibidas de los clientes a través de correo electrónico permite a las empresas de transporte aumentar la cantidad de ofertas entregadas, y al personal de back-office centrarse en actividades de valor añadido.
Ha llegado la hora de que el mundo del transporte entre también en la era digital.

Notas

1. Omdia, Market Landscape: Intelligent Document Processing
2. Véase el informe McKinsey titulado The multi-billion-dollar paper jam