Visibilidad, trazabilidad y transparencia de la cadena de suministro

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En la economía mundial, las interrupciones en la cadena de suministro están a la orden del día, somos conocedores de  los retrasos en los envíos u otros errores en las redes logísticas. Cualquier operador del área de la cadena de suministro ha tenido que hacer frente a una o más  interrupciones causadas por acontecimientos como los que acabamos de mencionar. Es un hecho indiscutible que esto puede afectar directamente a los planes de producción o de entrega. Las consecuencias pueden perjudicar al cliente y crear conflictos a lo largo de las líneas de producción, causando no sólo pérdidas económicas sino también, en algunos casos, daños irreparables a la credibilidad y renombre de la empresa. El problema es que cuando hay una visibilidad limitada de estos eventos, la resolución puede ser lenta y dificultosa. La mayoría de las empresas se ven obligadas a reaccionar ante las interrupciones de forma reactiva sin información esencial.

¿Qué significa la visibilidad de la cadena de suministro?

Un gran número de operadores de la cadena de suministro saben muy poco sobre sus cadenas de suministro. Incluso las organizaciones más maduras tienen una verdadera visibilidad en tiempo real de solo en pequeñas partes de su cadena. Además, el 84% de los directores de la cadena de suministro citan la falta de visibilidad a lo largo de la cadena de suministro como el mayor punto de dificultad. Pero, ¿qué significa realmente la visibilidad de la cadena de suministro? 

Ciertamente hay muchas definiciones bien construidas pero, para quedarnos en el lado práctico, es importante ir más allá de estas definiciones y entender realmente lo que significan. La visibilidad de la cadena de suministro consiste en obtener información en tiempo real y bajo demanda sobre el estado, la condición y la ubicación de los productos, los materiales y el inventario en cualquier parte del mundo y en cualquier punto del recorrido de la cadena de suministro. 

La ruta de la cadena de suministro, por supuesto, incluye la posibilidad de tener visibilidad sobre diferentes etapas, como del proveedor al fabricante, del fabricante al mayorista, etc. Por tanto, no se trata sólo de tener una visión de los datos internos, sino de tener datos vinculados desde los fabricantes hasta la entrega del producto final, fácilmente accesibles cuando se necesiten. En otras palabras, permitir la visibilidad de extremo a extremo de la cadena de suministro.

¿Por qué es importante la visibilidad de la cadena de suministro?

La visibilidad de la cadena de suministro se ha vuelto más importante a medida que las empresas han subcontratado partes de sus cadenas de suministro y han perdido el control y la visibilidad de lo que formaba parte de sus propias operaciones. La inclusión de varios actores en la cadena de suministro aumenta la variedad y la cantidad de información que interviene en el proceso y complica la gestión.

“La visibilidad puede proporcionar los vínculos de información necesarios para comprender los procesos en curso de la cadena de suministro y minimizar los imprevistos.”

Por ejemplo, un minorista que está preparando el lanzamiento de un nuevo producto y tiene muy poca visibilidad sobre la hora de llegada del mismo. Esto tendrá un impacto directo principalmente en la distribución de productos a las tiendas, lo que creará un efecto dominó en otras actividades. El almacén que recibe la mercancía del proveedor no podrá planificar las actividades de entrada y salida; las tiendas no podrán planificar las actividades de entrada; el equipo de marketing no podrá planificar el lanzamiento de anuncios y spots de televisión. Además, en caso de un imprevisto, todo esto se traducirá en un aumento de los costes de explotación, un mal servicio al cliente e incluso una pérdida de beneficios.

2 pilares de la visibilidad de la cadena de suministro: trazabilidad y transparencia

La visibilidad de la cadena de suministro consta de dos pilares importantes: la trazabilidad y la transparencia. Estos dos términos suelen utilizarse indistintamente. 

Muchos se refieren a la trazabilidad cuando en realidad quieren decir transparencia y viceversa. En cualquier caso, son dos conceptos diferentes.

“Entender la diferencia entre ambos conceptos es crucial para el desarrollo de un mecanismo de visibilidad de la cadena de suministro que funcione y para la gestión de las operaciones críticas.” 

Analicemos estos términos con más detenimiento.

¿Qué es la trazabilidad?

La trazabilidad es la operación de rastrear los procesos, los productos y sus entradas, desde el inicio de la cadena de suministro, pasando por la producción, hasta el consumo final. En pocas palabras, se trata de obtener información detallada sobre productos y procesos. Mientras que la trazabilidad de los productos garantiza la exactitud de la información, incluidos los datos sobre el origen, la composición, el lote y el estado del producto, la trazabilidad del proceso garantiza la exactitud de la ubicación, el estado, los hitos y otra información operativa.

El objetivo de la trazabilidad es proporcionar información electrónica sobre el historial de los movimientos del producto, incluidos todos los cambios en la cadena de custodia a lo largo del tiempo, y poder identificar quién es el propietario de un determinado producto en un momento dado. Cuando se garantiza la trazabilidad, se puede identificar la ubicación y el estado exactos de una unidad de producto específica, así como la empresa (o socio comercial) que la posee. 

¿Qué es la transparencia?

La transparencia, por otro lado, puede considerarse simplemente como un mapeo de la cadena de suministro, recogiendo información de alto nivel como los componentes de un producto, los nombres de los proveedores, la ubicación de las instalaciones, las certificaciones asociadas, etc. Según Business for Social Responsibility (BSR), la transparencia se define como: qué datos deben ser transparentes, a quién, con qué frecuencia o cuándo¹.  

• Quién: ¿Quién necesita visibilidad y acceso a la información de la cadena de suministro? 

• Qué: ¿Qué información se comparte, en qué formato y con qué propósito? 

• Cuándo: ¿Con qué frecuencia se compartirá y actualizará la información?

Trazabilidad vs. Transparencia

Si comparamos la trazabilidad y la transparencia, podemos ver que la trazabilidad tiene que ver con la generación de datos sobre el origen, la ubicación y el estado del producto, mientras que la transparencia tiene que ver con la comunicación de esta información. Así, la trazabilidad se centra menos en la cartografía de toda la cadena de suministro de principio a fin y más en el seguimiento de determinados grupos de componentes o pedidos de compra a medida que avanzan por la cadena de suministro. 

“Por último, la trazabilidad se basa en la transparencia: sin ella, es prácticamente imposible reunir información más detallada.”

¿Por qué son importantes la trazabilidad y la transparencia?

La trazabilidad y la transparencia se combinan para ayudar a las empresas a obtener una mejor visibilidad de sus cadenas de suministro mundiales y garantizar el cumplimiento de los requisitos de seguridad, sostenibilidad y responsabilidad social. Las empresas sólo pueden acceder a sus datos operativos una vez que han identificado quiénes forman parte de su cadena de suministro y cuáles de sus socios de la cadena de suministro recogen esta información. Una vez garantizada la transparencia, la empresa puede centrarse en la recogida de datos granulares y puede garantizar la trazabilidad. 

La transparencia y la trazabilidad permiten a las empresas ofrecer un mejor servicio al cliente, identificar los puntos débiles, responder a los cambios en la demanda, gestionar eficazmente las retiradas y certificar productos y procesos sostenibles. Apoyan la gestión de riesgos, la protección de la marca y el compromiso de los clientes a lo largo de las redes de la cadena de suministro.  

Identificar los posibles riesgos de la cadena de suministro y aumentar la eficiencia operativa

La total transparencia y la identificación bien documentada de las empresas y organizaciones de la cadena de suministro en todos los niveles ayudan a evaluar los riesgos y a priorizar los proveedores y las acciones dentro de una estrategia de abastecimiento sostenible. Simplemente, saber quiénes son los socios comerciales y qué papel e impacto tienen en la cadena de suministro ayuda a reducir el riesgo de productos falsificados y a mitigar los riesgos de los componentes de calidad inferior. El uso de productos de mayor calidad supondrá una ventaja competitiva. 

Por otro lado, la trazabilidad de los productos minimizará los riesgos de desperdicio o pérdida de los mismos. Por lo tanto, la información detallada sobre los productos aumentará la eficacia operativa gracias a la reducción del inventario de productos perdidos, a una rotación más rápida del inventario y, en el caso de los productos sensibles a la temperatura o la humedad, a la supervisión del estado en tiempo real.

“Se puede actuar justo a tiempo, si no con mucha antelación, para resolver las interrupciones o mitigar los riesgos.” 

También se reducirá el esfuerzo necesario para recoger y procesar datos e informes (por ejemplo, durante las auditorías). Esto ayudará a asignar mejor los recursos internos y a aumentar la eficiencia. 

Cumplir los requisitos de los clientes y los organismos reguladores

Los datos granulares y la información completa sobre el estado, la condición y la ubicación de sus productos no sólo ayudan a ofrecer una mejor experiencia al cliente y a consolidar la imagen de marca, sino que también garantizan la seguridad de los productos. No es erróneo afirmar que la trazabilidad y la transparencia pueden contribuir a aumentar las ventas al atraer a nuevos clientes, que buscan productos trazables y verificables.

En la actualidad, los gobiernos, los consumidores y otras partes interesadas presionan a las empresas para que revelen más información sobre sus cadenas de suministro. Por ejemplo, las empresas alimentarias reciben esta presión para compartir más información sobre los ingredientes, el bienestar de los animales y el fraude alimentario. 

“Un estudio realizado por la MIT Sloan School of Management muestra que los consumidores pueden estar dispuestos a pagar entre un 2% y un 10% más por los productos de las empresas que ofrecen transparencia en la cadena de suministro.”

Otro estudio, realizado por la Universidad de Milán en colaboración con Wenda, arrojó un resultado similar: el 89% de los consumidores declaró que su preferencia de compra se vería influida positivamente por las empresas que utilizan sistemas de trazabilidad y seguimiento del transporte. El 62% de los consumidores está dispuesto a pagar un coste adicional cuantificable en una escala de 1 a 3 con un valor medio de 1,50 euros por los servicios que garantizan la seguridad alimentaria². Esto subraya la importancia de la trazabilidad y la transparencia.

Por lo tanto, saber lo que está ocurriendo en las fases anteriores de la cadena de suministro y ser capaz de comunicar esta información a las partes interesadas en las fases posteriores es la única manera de aliviar la presión y responder a estas demandas. 

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Cómo lograr el 100% de visibilidad operativa de la cadena de suministro

Quienes trabajan en la cadena de suministro saben que tener visibilidad en toda la cadena es un requisito urgente, pero no siempre está claro cómo lograrlo. El camino hacia la visibilidad de la cadena de suministro es complejo y está rodeado de varios retos, pero no es imposible. Hemos recopilado algunos pasos básicos que ayudarán a estructurar una visibilidad de la cadena de suministro 100% operativa. 

“El primer objetivo debe ser construir los dos pilares básicos de la visibilidad de la cadena de suministro: la trazabilidad y la transparencia.” 

En otras palabras, es necesario recopilar información detallada sobre productos y procesos, y determinar qué información debe compartirse, con quién y cuándo. 

A continuación se presentan cuatro pasos para lograrlo, ordenados del más sencillo al más complejo: 

Digitalización de datos

El primer y fundamental paso es digitalizar todos los registros en papel y los procesos manuales. Sin una fuente digital, no es posible iniciar el camino hacia la visibilidad y recoger información precisa sobre las operaciones. Esta será la base del trabajo de trazabilidad que proporcionará información electrónica sobre el historial de productos y procesos. La gestión digital de los expedientes no sólo permitirá almacenar y procesar una gran cantidad de datos tanto dentro de la organización como fuera de ella, sino que también dará lugar a la transparencia al permitir diversas formas de compartir la información.

Si su empresa ya ha superado este primer hito, probablemente pueda llevar esta digitalización al siguiente nivel mediante el uso de tecnologías como Cloud, Big Data, APIs e IoT. Estas tecnologías mejorarán la capacidad de almacenamiento y procesamiento, simplificarán el proceso de intercambio de datos y captarán información invisible, como los datos sobre el estado de los productos. 

“Es imprescindible contar con una estrategia de datos clara.”

A continuación, es necesario gestionar y normalizar los datos recogidos. La limpieza y la definición de patrones coherentes de datos pueden ayudar a utilizar los datos de forma sistemática y convertirlos en información significativa.

Recoger datos fiables y superar los silos

Después de construir los cimientos de la visibilidad, hay que asegurarse de que son lo suficientemente fuertes como para soportar el peso. 

“En esta fase, el reto es lograr la transparencia tanto interna como externa.”

Una vez que tenga un conocimiento claro de todos los actores de su cadena de suministro, podrá saber quién está en posesión de qué información, y finalmente podrá activar un mecanismo para compartirla.    

Sin embargo, conseguir la información no siempre es fácil. Si pensamos en la visibilidad de las mercancías, por ejemplo, la mayoría de las organizaciones tienen un acceso limitado a los datos, sólo se les notifica cuando sus envíos llegan a los puntos de control -como un puerto marítimo-, pero no conocen la ubicación y el estado de sus productos mientras están en tránsito. Si una parte determinada de un producto se daña o se pierde durante el transporte, puede ser muy difícil saber dónde y cuándo se produjo el daño. 

Otra dificultad puede ser que los datos estén bloqueados en el ERP, el TMS u otro software heredado: estos sistemas aislados no comparten datos entre sí.   

La única solución es encontrar la plataforma de conectividad adecuada. Esta plataforma debe ser agnóstica y neutral desde el punto de vista tecnológico, es decir, debe poder integrarse independientemente de las tecnologías o sistemas de ejecución que se utilicen. Debe ser capaz de conectar a todos los actores clave y garantizar que todas las partes interesadas puedan acceder fácilmente a los datos.

Aprovechar los datos

Esto nos lleva a la tercera etapa del viaje tras haber construido con éxito los dos pilares de la visibilidad del suministro. Ahora se puede entrar en los detalles. 

La interpretación y explotación de los datos granulares recopilados permitirá gestionar las excepciones de forma proactiva antes de que se produzcan, ahorrando tiempo y dinero a la empresa y manteniendo un alto nivel de satisfacción de los clientes. Ser capaz de identificar los problemas y los puntos conflictivos descubrirá oportunidades de mejora.  

“La visibilidad completa de la cadena de suministro no es sólo poder ver el panorama general, sino verlo en alta definición, con todos los detalles.”

El análisis de datos, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático son las tecnologías que permiten esta fase.

Creación de una red ampliada de la cadena de suministro

Una vez que haya digitalizado sus datos, los haya reunido todos y haya aprovechado los conocimientos fiables que le han llevado a tomar más decisiones basadas en datos, significa que ha alcanzado con éxito el último hito de su viaje.

Minimizar los esfuerzos de visibilidad de la cadena de suministro es un error común que cometen muchas organizaciones en esta etapa.

“Haber llegado a este punto puede dar una falsa sensación de seguridad, pero hay que recordar que el nuevo entorno digital actual requiere un enfoque de colaboración en la gestión de la cadena de suministro.”

Para obtener lo mejor de las capacidades de todos los socios comerciales en un solo entorno, debe desarrollarse una red ampliada de la cadena de suministro.

El futuro de la visibilidad de la cadena de suministro

En el pasado, bastaba con capturar la información del producto en las etapas del proceso. Sin embargo, en la cadena de suministro actual esta práctica dista mucho de cumplir los requisitos de visibilidad de la cadena de suministro de las organizaciones.

Hoy en día, los consumidores esperan recibir los productos en el menor tiempo posible. Las cadenas de suministro están sometidas a una gran presión para responder a estas expectativas flexibles de los consumidores. Los gestores de la cadena de suministro tienen que asegurarse de que los productos correctos están en el lugar adecuado en el momento adecuado, presupuestados adecuadamente y reabastecidos según sea necesario.

Tener una visibilidad limitada o estática de la cadena no puede garantizar el acceso al panorama general en tiempo real para gestionar todos los aspectos de la cadena, y también puede dar lugar a riesgos e ineficiencias. 

“Por todas estas razones, hoy en día la visibilidad de la cadena de suministro está pasando de la "indicación de un punto en el tiempo" a la "presentación de la secuencia de cosas" a lo largo de la cadena.”

La visibilidad constante en tiempo real de la cadena de suministro tiene la capacidad de proporcionar alertas en caso de sucesos conflictivos. Esto permite a las empresas tomar medidas correctivas inmediatas y resolver problemas empresariales esenciales.

Tomemos como ejemplo el transporte de helados, un proceso que requiere un control especial de la temperatura. Un aumento de la temperatura en algún momento del transporte puede provocar el deterioro del producto. Es posible que el conductor ni siquiera sea consciente de la situación y llegue al punto de entrega y se encuentre con esta desafortunada situación. Estar atento a estos acontecimientos y ser capaz de comunicar esta información a los clientes puede prevenir varios riesgos empresariales.

Con una solución completa de visibilidad de la cadena de suministro en la que los pilares de la trazabilidad y la transparencia sean sólidos, esto es posible.

Conclusiones

La visibilidad completa de la cadena de suministro sólo es posible mediante la trazabilidad y la transparencia. El futuro de la visibilidad de la cadena de suministro consiste en recopilar información granular tanto de los productos como de los procesos, compartir esta información con las partes interesadas adecuadas en el momento oportuno, ser capaz de dar sentido a la información recopilada y, por último, construir una red ampliada de la cadena de suministro..

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Notas

1. Supply Chain Visibility: Traceability, Transparency, and Mapping Explained | Blog | BSR

2. Estos son los resultados de un cuestionario administrado por el Departamento de Ciencias Veterinarias para la Salud, la Producción Animal y la Seguridad Alimentaria 'Carlo Cantoni' (VESPA) de la Universidad de Milán del 12 de mayo al 12 de junio de 2021, en el que participaron 303 personas. El cuestionario se administró como estudio preliminar para el Manual de Buenas Prácticas (GHP) redactado por la Universidad de Milán en colaboración con Wenda para el proyecto Last Mile Safe Food Delivery. Para más información, póngase en contacto con Wenda.