La eficacia y la productividad son las claves del éxito empresarial en el mundo de la logística.

En este contexto, la automatización del tratamiento de las instrucciones para el conocimiento de embarque se revela como un elemento crucial, con potencial para revolucionar la gestión de los envíos. Sondeamos aquí tres aspectos clave de esta transformación.

Exploramos cómo la automatización de las instrucciones de los conocimientos de embarque, centrándonos en la introducción de datos, simplifica la gestión logística, mejorando la productividad y la eficiencia en el procesamiento de los conocimientos de embarque.
Examinamos cómo el departamento de atención al cliente, que a menudo realiza actividades manuales de introducción de datos, puede mejorar la productividad y el rendimiento mediante la automatización para optimizar la creación de conocimientos de embarque, mejorando tanto la eficacia operativa como la satisfacción del cliente.
A continuación, nos centramos en la complejidad de las instrucciones de los conocimientos de embarque y los numerosos documentos de diversos formatos que se derivan de ellas. Explicaremos cómo la simplificación de este proceso puede dar lugar a mejoras significativas de la productividad logística, minimizando al mismo tiempo la posibilidad de errores.

Por último, veremos cómo el uso de la IA avanzada de Wenda permite la extracción automática de Instrucciones de Conocimiento de Embarque a partir de correos electrónicos o archivos adjuntos, convirtiendo la creación de Conocimientos de Embarque en un proceso automatizado. Este paso revolucionario no sólo mejora la eficiencia, sino que también ofrece nuevas perspectivas de éxito en la logística.

Mejorar la productividad en la oficina de atención al cliente

El departamento de atención al cliente desempeña un papel crucial en el proceso de tramitación de las instrucciones de los conocimientos de embarque, pero a menudo participa en actividades manuales de introducción de datos. Este enfoque conlleva el riesgo de cometer errores y es un obstáculo para maximizar la eficacia operativa.
De hecho, gran parte de la información necesaria para realizar operaciones logísticas y de la cadena de suministro -incluidas las instrucciones para los conocimientos de embarque- se extrae manualmente de fuentes de datos como correos electrónicos o archivos adjuntos.

“Este tipo de operaciones suelen ser propensas a errores durante el proceso de introducción de datos, lo que provoca la ineficacia de las empresas.” 

La automatización de la introducción de datos mediante software especializado ofrece una forma de mejorar el rendimiento del servicio de atención al cliente y optimizar la creación de conocimientos de embarque. Al permitir la extracción rápida y precisa de los datos de las instrucciones, la automatización reduce el riesgo de errores y acelera el proceso, lo que permite al personal de atención al cliente centrarse en tareas de mayor valor añadido y mejorar la productividad general.

El valor de la automatización procede principalmente de la eficiencia que genera. Una de las mayores empresas mundiales de bienes de consumo ha informado de que el uso de la automatización avanzada le ha permitido resolver problemas de flujo de trabajo un 30% más rápido y ha contribuido a mejorar la productividad de los empleados hasta en un 50%1.

Muchas empresas que ofrecen servicios de transporte reciben instrucciones específicas de sus clientes sobre la información que deben incluir en el conocimiento de embarque. Esta suele ser una de las actividades que más tiempo consume a los responsables de crear el conocimiento de embarque. Por tanto, automatizar esta actividad puede acelerar el proceso de creación de conocimientos de embarque en su conjunto.
Y, por tanto, invertir en tecnologías avanzadas para automatizar la introducción de datos de los conocimientos de embarque es crucial para aumentar la productividad del back office y contribuir al éxito general de la cadena de suministro.

La automatización de documentos lleva a éxito

En el sector logístico, es frecuente que las instrucciones de embarque vayan acompañadas de diversos documentos en distintos formatos, ya que cada empresa elige el formato que mejor se adapta a sus necesidades a la hora de enviar las instrucciones al transportista.
La digitalización es ya un paso adelante, que reduce el consumo de papel y allana el camino a la automatización de los procesos.

Pero la digitalización en sí misma no basta para mejorar la productividad del back office: los datos extraídos de las instrucciones de conocimiento de embarque deben procesarse después con precisión y rapidez para garantizar que los envíos se gestionan correctamente. Automatizar este proceso puede suponer mejoras significativas: al eliminar el trabajo manual, la automatización minimiza el riesgo de errores y reduce el tiempo necesario para completar cada transacción. Esto permite un flujo de trabajo más eficaz y una gestión más rápida de los envíos.

“La digitalización por sí sola no basta para mejorar la productividad del back office. La automatización minimiza el riesgo de errores y reduce el tiempo necesario para completar cada transacción, lo que permite un flujo de trabajo más eficiente y una gestión más rápida de los envíos.” 

Aplicar la automatización al caso de las instrucciones de conocimiento de embarque permite extraer automáticamente los datos necesarios de las instrucciones recibidas por correo electrónico e introducirlos en los sistemas de gestión internos, eliminando la necesidad de un trabajo manual repetitivo y propenso a errores.
Esto significa que el personal de atención al cliente puede liberar un tiempo valioso para centrarse en actividades más estratégicas y servicios de valor añadido para los clientes. Además, la automatización reduce enormemente la posibilidad de errores de introducción, lo que es crucial para la precisión de la información del conocimiento de embarque.

Aumentar la productividad de la logística con la automatización

Por tanto, la automatización de documentos representa un paso adelante en la gestión de los conocimientos de embarque.

Los algoritmos de IA pueden reconocer e interpretar los datos e introducirlos directamente en los sistemas de gestión. Este proceso no solo acelera el procesamiento, sino que también minimiza la posibilidad de errores.

El uso de la Inteligencia Artificial, contemplada por ejemplo en las soluciones que ofrece Wenda, permite extraer automáticamente instrucciones de correos electrónicos o archivos adjuntos, allanando el camino para automatizar el proceso de creación de conocimientos de embarque. Este paso revolucionario no sólo mejora la eficiencia, sino que abre nuevas perspectivas de éxito en la logística.
La IA de Wenda ofrece nuevas oportunidades para simplificar aún más el proceso: la plataforma de Wenda selecciona el correo electrónico y/o los archivos adjuntos recibidos por correo electrónico, los descarga y los envía al modelo de IA para su lectura y extracción.

La Inteligencia Artificial propietaria de Wenda lee y entiende los detalles, y después el modelo especializado de IA analiza las instrucciones, identifica varios detalles como remitente, destinatario, parte notificada, número de reserva, lugar de recepción, buque oceánico, puerto de embarque, puerto de descarga, destino final, flete a pagar, número/tipo de paquete, descripción de la mercancía, peso bruto y neto utilizando Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP) y Aprendizaje Automático.
De este modo, se comprende el contexto del documento analizado, a diferencia de un simple programa de OCR, y se extrae del correo electrónico o del documento adjunto la información más pertinente, independientemente del formato o la presentación del documento. Más concretamente, los campos que se extraen pueden ser: 

• Expedidor
• Destinatario
• Notificar a
• Puerto de embarque (carga/descarga)-num car max.
• Puerto de desembarque (descarga)
• Número de contenedores
• Contenedor (Código del contenedor, Tipo de contenedor, Número de bultos, Peso bruto, Precintos, Posibles códigos aduaneros)
• Descripción de las mercancías
• Notas (agente en destino)

Otra ventaja significativa de la automatización de documentos es la creación de una pista de auditoría digital completa. Todas las instrucciones y documentos se almacenan de forma estructurada y fácilmente accesible. Esto mejora la trazabilidad de los envíos y la capacidad de responder rápidamente a cualquier problema o retraso. La automatización de documentos también abre nuevas oportunidades para el análisis de datos: con todos los datos recopilados de forma coherente, se pueden identificar tendencias, optimizar procesos y tomar decisiones basadas en datos con mayor confianza.

Conclusiones

En conclusión, la automatización de la gestión de las instrucciones de conocimiento de embarque es un catalizador de la eficiencia en logística. Al agilizar la entrada de datos, simplificar la creación de instrucciones y adoptar la automatización de documentos mejorada por IA, las empresas pueden experimentar mejoras significativas en productividad, precisión y eficiencia operativa, fomentando una gestión de la cadena de suministro más eficaz y sostenible. La adopción de estas tecnologías avanzadas ofrece beneficios económicos, consolidando la posición de las empresas en el sector de la logística. 

Nota

1. IBM Institute for Business Value (2018): The Evolution of Process Automation