16 de enero de 2024

Digitalización de documentos para la reducción del papel

En los últimos años, el tema de la digitalización ha cobrado cada vez más importancia para la sociedad en general y para el mundo empresarial en particular.

Este impulso competitivo hacia la digitalización genera sin duda beneficios sociales, como la reducción de las emisiones de CO2 y del derroche energético debido al consumo de materias primas físicas, la disminución de la cantidad de productos de desecho y la alineación con los objetivos medioambientales nacionales e internacionales1.
Pero hacer un esfuerzo en la dirección de la digitalización implica automáticamente avanzar en la dirección de la sostenibilidad, que también tiene muchas ventajas económicas para las empresas: una empresa que invierte en sostenibilidad promueve su propio crecimiento, avanza hacia la reducción de los gastos generales y puede aprovechar la importancia que se concede al tema para diferenciarse de sus competidores.
En este contexto, muchas empresas activas en el mercado de la cadena de suministro y la logística buscan soluciones para reducir el impacto negativo de sus actividades en el medio ambiente. Una de las soluciones más eficaces es la digitalización de documentos, que reduce el consumo de papel en la empresa.
Vemos cómo las empresas pueden pasar de las operaciones en papel a la digitalización total, haciéndose así más eficientes y alcanzando los objetivos de una logística sostenible.



¿Cómo evitar el despilfarro de papel?

Un problema muy extendido en las empresas de logística es que el servicio de atención al cliente consume demasiado papel para imprimir los documentos necesarios para la introducción de datos.
Por supuesto, hay muchos tipos de documentos logísticos afectados por los procesos de introducción de datos: facturas, órdenes de compra, packing lists, conocimientos de embarque, declaraciones de aduana, solicitudes de recogida, guías aéreas, certificados de calidad, comprobantes de entrega y muchos más.
Una solución eficaz para abordar este problema es tomar decisiones estratégicas en materia de gestión de documentos, avanzando en la dirección de la digitalización.
En el contexto de la gestión de documentos, desmaterialización y digitalización de documentos son dos palabras que a menudo se utilizan como sinónimos. En realidad, no son realmente equivalentes.
La digitalización es el proceso de transformación que incluye la desmaterialización.
La desmaterialización afecta principalmente a los documentos en papel, no a todo el proceso: la desmaterialización es el proceso que lleva a la creación de un documento digital que sustituye al original en papel.

Pero no hay digitalización sin desmaterialización.

La desmaterialización de documentos es un enfoque muy útil para reducir el consumo de papel en las empresas. En la práctica, consiste en eliminar por completo el uso de papel en la gestión electrónica de documentos: todos los datos y la información deben estar disponibles en formato digital.
Por ejemplo, en lugar de imprimir facturas o contratos, las empresas pueden crear y enviar estos documentos digitalmente. Así se evita el uso de papel y se reducen los costes asociados a su gestión. La desmaterialización de documentos también puede mejorar la gestión documental, ya que los documentos digitales pueden archivarse y recuperarse fácilmente. Además, puede tener un impacto positivo en la imagen de una empresa, demostrando su compromiso con el medio ambiente y la sostenibilidad. Por último, la desmaterialización de documentos es sólo un aspecto a tener en cuenta en la lucha contra el despilfarro de papel: la logística sostenible puede ayudar a reducir el impacto ambiental del transporte, mientras que la adopción de políticas de reducción de papel puede contribuir a crear un entorno de trabajo más sostenible y responsable.



Logística digital y empresas sin papel

La digitalización de documentos no es sólo una solución sostenible, sino también una forma de aumentar la eficiencia y productividad de las empresas.
Los procesos logísticos y de la cadena de suministro requieren enormes volúmenes de comunicación entre clientes, proveedores, expedidores y transportistas, y las operaciones suelen ser manuales y en papel.
Según el Consejo Nacional de Investigación de Turín, las empresas italianas consumen 1,2 millones de toneladas de papel al año. Esta cifra se dispara en Estados Unidos, donde cada año se copian e imprimen más de 30.000 millones de documentos en papel2.
Un análisis de McKinsey indica que el conocimiento de embarque representa entre el 10% y el 30% de los costes totales de documentación comercial. La adopción de un conocimiento de embarque electrónico podría ahorrar 6.500 millones de dólares en costes directos y posibilitar entre 30.000 y 40.000 millones de dólares en nuevo comercio mundial, al tiempo que mejoraría la resistencia de la cadena de suministro3.

Por tanto, es evidente la creciente necesidad de automatizar la extracción de datos de documentos físicos. Para hacer frente a esta situación, muchas organizaciones están recurriendo a tecnologías innovadoras para optimizar el proceso.

La lectura automatizada de documentos y la introducción de datos es una de esas tecnologías que está revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus documentos.
Con herramientas como Wenda AI Document Processing, las empresas pueden extraer y normalizar automáticamente todos los datos relevantes de los documentos logísticos y de transporte, e introducirlos directamente en sus propios sistemas.
Mediante la automatización del procesamiento de documentos, las empresas pueden agilizar los flujos de trabajo, reducir el riesgo de errores, aumentar la precisión de los datos y reorientar a los empleados hacia tareas más estratégicas y de mayor valor añadido.
Además, se pueden eliminar los costes de gestión del papel, como impresión, archivo y franqueo, que pueden suponer un gasto importante para las empresas.

Asimismo, la desmaterialización de documentos reduce el tiempo de procesamiento de los mismos y mejora su trazabilidad, lo que facilita la colaboración entre departamentos y reduce el riesgo de errores. Por ejemplo, las facturas electrónicas pueden enviarse y recibirse instantáneamente, sin riesgo de pérdida o retraso en la entrega. O las actividades documentales y administrativas relacionadas con la logística pueden agilizarse enormemente simplificando la entrada de datos desde los documentos en papel a los sistemas empresariales digitales.

Desde el punto de vista empresarial, por tanto, la reducción del consumo de papel y la adopción de la logística digital pueden aportar beneficios considerables, como la reducción de los costes y del tiempo de gestión de los documentos, el aumento de la eficiencia y la productividad, y la mejora de la calidad de los servicios ofrecidos. Además, la adopción de una logística sostenible puede mejorar la imagen de una empresa, fomentando tanto una mayor confianza y lealtad entre los clientes -que esperan cada vez más que las empresas se comporten de forma ecorresponsable, orientada a la sostenibilidad y concienciada con el medio ambiente- como la difusión de mejores prácticas sostenibles y rentables.



Conclusiones

En conclusión, la digitalización de documentos representa una oportunidad para reducir el uso de papel en la empresa, reducir el impacto medioambiental y mejorar la eficiencia y la productividad. El uso de herramientas como Wenda AI Document Processing puede permitir a las empresas reducir los costes de gestión del papel, ahorrar tiempo que antes se dedicaba a tareas repetitivas, mejorar la trazabilidad de los documentos y aumentar la eficiencia y la calidad de los servicios ofrecidos. Por último, la adopción de una logística sostenible puede mejorar la percepción de la marca y fomentar una mayor fidelidad de los clientes.



Notas

1. Véase las medidas del Plan Nacional de Recuperación y Resistencia de Italia relacionadas con la transición digital
2. Omdia, Market Landscape: Intelligent Document Processing
3. The multi-billion-dollar paper jam