La gestión de los albaranes es una actividad crucial para muchas empresas que operan en el sector de la logística y el transporte.

Este proceso suele requerir mucho tiempo y recursos humanos, pero gracias a la automatización de procesos puede acelerarse considerablemente. En concreto, procesar albaranes (almacenamiento de los datos, introducción en el ERP o el SGA) es una actividad repetitiva y que requiere mucho tiempo: la automatización puede conducir a una organización más eficaz del trabajo, una menor probabilidad de errores y un importante ahorro de tiempo y dinero. Con el uso de software adecuado y la implantación de procesos automatizados, los albaranes pueden gestionarse con rapidez y eficacia, lo que permite a las empresas y a los trabajadores concentrarse en actividades menos monótonas, más creativas y de mayor valor añadido.

Hablaremos aquí de la automatización del proceso de los albaranes mediante el uso de software especializados que pueden integrarse con los sistemas de gestión empresarial.
Las soluciones basadas en Inteligencia Artificial son aliadas clave en la gestión de estos documentos y, por ello, veremos cómo esta tecnología puede ayudar a reducir errores y aumentar la eficiencia.

Por último, nos centraremos en las ventajas de las soluciones automatizadas de procesamiento de albaranes: acelerar el proceso que permite reducir en un 60% el tiempo dedicado a la gestión de documentos en papel, agilizar la tramitación de pedidos, aumentar la satisfacción del cliente y mejorar la eficiencia y productividad generales.

¿La solución a la gestión manual del documento de transporte? Automatización del proceso

Para las empresas que operan en el sector de la logística y la cadena de suministro, el tratamiento manual de los documentos puede resultar un proceso muy laborioso y lento. De hecho, el albarán es un elemento esencial para la trazabilidad de las mercancías y su correcta gestión pero requiere mucha atención y tiempo por parte de los operadores que tienen que procesarlos (archivar los datos, comprobarlos e insertarlos en su ERP o SGA). El principal problema es la práctica de introducir/copiar los datos en el ERP y el SGA manualmente, que hace que el procedimiento sea muy lento e ineficaz.
La automatización de la introducción manual de datos y, en consecuencia, de los procesos surge aquí como una solución para agilizar el flujo de información y mejorar la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa. 

La automatización de procesos puede ser la solución ideal para acelerar la tramitación de los documentos de transporte y mejorar la eficacia de todo el sistema logístico. Mediante software especializado, los datos de los albaranes (por ejemplo, fecha y hora del transporte, nombre del remitente, dirección de entrega, peso de la mercancía, etc.) pueden identificarse automáticamente y extraerse tanto del encabezamiento como del detalle.
De este modo, el operador ya no tiene que perder tiempo consultando documentos y picando datos, sino que puede confiar en el sistema de gestión automatizado.

Pero eso no es todo: la automatización de procesos permite una mayor precisión y cumplimiento de la normativa, eliminando la posibilidad de errores humanos. Además, un sistema automatizado permite gestionar con eficacia incluso grandes volúmenes de albaranes, lo que hace que el proceso de almacenamiento y procesamiento de datos sea mucho más rápido y fluido.
La automatización de procesos es, por tanto, la solución ideal para agilizar la tramitación de los albaranes y simplificar todo el proceso de gestión de almacenes y envíos. Mediante el uso de software especializado, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir los errores humanos y mejorar la eficiencia de todo el sistema logístico.
La digitalización y la automatización de los procesos son, por tanto, cruciales para el éxito de las empresas del sector de la logística y la cadena de suministro.
Esto puede mejorar el rendimiento del servicio al cliente, optimizar la eficiencia de los procesos logísticos y tomar decisiones estratégicas basadas en información precisa y oportuna, al tiempo que tiene un fuerte impacto en la reducción de costes: mediante la implementación de las tecnologías de automatización más avanzadas, Gartner indica que los costes operativos pueden reducirse en un 30% para 20241.

“La digitalización y la automatización de procesos son, por tanto, cruciales para el éxito de las empresas del sector de la logística y la cadena de suministro.”

La Inteligencia Artificial como aliada en la gestión de documentos de transporte

Trabajar con documentos de transporte puede ser un proceso largo y tedioso, que requiere tiempo y recursos para copiar manualmente los datos y compararlos con los enviados por el proveedor. Además, la necesidad de consultar albaranes e introducir/copiar los datos en el ERP y el SGA manualmente puede ser una operación tediosa y propensa a errores.
La Inteligencia Artificial es una solución eficaz para acelerar el tratamiento de los albaranes y automatizar los procesos de gestión de datos.
Mediante la adopción de soluciones de automatización de documentos basadas en tecnologías de IA (Inteligencia Artificial) y de PID (Procesamiento Inteligente de Documentos), se puede eliminar casi por completo el trabajo manual asociado a la gestión de documentos y automatizar exponencialmente los flujos de trabajo. E questo è un trend già all’opera nel settore della logistica: entro il 2025, il mercato globale dei sistemi di gestione documentale raggiungerà i 10,17 miliardi di dollari con un CAGR del 13%2.

Por tanto, es evidente cómo puede utilizarse la IA para simplificar y mejorar el proceso de gestión de albaranes.
Una solución basada en IA puede eliminar todo el proceso manual de copiar datos y compararlos manualmente con los datos enviados por el proveedor: puede copiar y analizar los datos de los albaranes y compararlos automáticamente con los datos enviados por el proveedor; además, la IA puede analizar los datos e introducirlos automáticamente en el sistema de gestión o SGA, reduciendo el riesgo de error humano y facilitando enormemente las operaciones de almacén.

“La Inteligencia Artificial es una solución eficaz para acelerar el tratamiento de los albaranes y automatizar los procesos de gestión de datos.”

El uso de la IA en la gestión de documentos de transporte no sólo acelera el proceso de procesamiento de datos, sino que también mejora la precisión de la información. La capacidad de analizar grandes cantidades de datos con precisión y rapidez permite a la IA identificar cualquier error o discrepancia en los datos y corregirlos a tiempo.

La IA es, por tanto, un aliado eficaz para automatizar los procesos de gestión de documentos de transporte y acelerar el procesamiento de datos, y la automatización de procesos reduce el riesgo de error humano y mejora la precisión de la información. El uso de la IA en el procesamiento de albaranes puede ser, por tanto, una excelente opción para las empresas que desean aumentar la eficiencia de sus procesos de gestión de documentos y mejorar la calidad de la información.

De la pérdida de tiempo a la eficacia: las ventajas de implantar soluciones automatizadas en albaranes

Hemos visto cómo el uso de soluciones basadas en IA es una tendencia creciente en las empresas de logística y cadena de suministro: McKinsey estima que las empresas obtendrán un valor económico de entre 1.300 y 2.000 millones de dólares al año por el uso de IA en las cadenas de suministro y producción3.

Una de las aplicaciones más útiles de la IA es el Procesamiento Inteligente de Documentos (PID) para extraer datos de documentos.
El uso de herramientas como WENDA AI Document Processing para extraer datos de los documentos y alimentarlos automáticamente al ERP y/o SGA puede proporcionar a las empresas fuertes ganancias de productividad para las actividades de administrativas, capacidad de trabajo 24/7, independientemente de las zonas horarias, y hasta un 60 por ciento de tiempo de trabajo ahorrado.

Además de los albaranes, la solución basada en IA de Wenda puede procesar automáticamente un gran número de documentos: comprobante de entrega (PoD), conocimiento de embarque (BoL), instrucciones de conocimiento de embarque, packing lists, facturas, solicitudes de recogida, guía aérea (AWB), solicitud de oferta al contado, masa bruta verificada (VGM), manifiesto y muchos más.

“La implantación de soluciones automatizadas de procesamiento de albaranes puede transformar un proceso que requiere mucho tiempo en una operación eficaz y sin errores. Mediante el uso de tecnologías como la Inteligencia Artificial, se puede agilizar la gestión de datos y reducir los tiempos de procesamiento.”

El uso de soluciones de automatización de procesos basadas en IA para gestionar los documentos de transporte es especialmente útil para las empresas que manejan un gran volumen de albaranes.
Se puede ilustrar un caso concreto de automatización de procesos: una empresa que reciba un albarán por correo electrónico podría establecer una automatización de procesos tal que el documento de transporte recibido en formato pdf (u otros formatos) sea reconocido automáticamente por los algoritmos, y a continuación la IA de Wenda identifique y extraiga los datos relevantes, como la cabecera y el detalle con el nombre y el peso de los productos; finalmente, los datos se cargan en el SGA de la empresa o en la plataforma de Wenda, todo ello con una intervención humana mínima.

En resumen, la implementación de soluciones automatizadas de procesamiento de documentos, como WENDA AI Document Processing, puede ayudar a transformar un proceso complejo y lento en una operación eficiente y libre de errores. Por tanto, mediante la automatización de procesos es posible reducir costes, aumentar la productividad y mejorar la calidad del servicio ofrecido a los clientes.

Conclusiones

La tramitación de los documentos de transporte puede ser un proceso largo para muchas empresas, pero la automatización de procesos es una solución eficaz para agilizar el flujo interno de información y mejorar la eficacia de las tareas administrativas y de todo el sistema logístico.
Gracias a un software especializado basado en IA, los documentos de transporte pueden digitalizarse, y los datos que contienen pueden identificarse y extraerse automáticamente, eliminando así la posibilidad de error humano.
La implantación de soluciones automatizadas en albaranes puede suponer un importante ahorro, una disminución del tiempo dedicado a los documentos en papel, un procesamiento más puntual de los pedidos, una mayor satisfacción de los clientes y una mejora de la eficiencia y la productividad generales.
La digitalización y la automatización de procesos son, por tanto, cruciales para el éxito de las empresas del sector de la logística y la cadena de suministro.

Notas

1. Comunicado de prensa de Gartner (junio de 2021): Gartner Says the Majority of Technology Products and Services Will Be Built by Professionals Outside of IT by 2024

2. Véase el artículo de Inkit titulado Automated Document Generation in 2022 & Beyond: Technology, Standards, and Market

3. Véase el artículo de The Economist titulado How AI is spreading throughout the supply chain