16 de enero de 2024

Automatización de la digitalización de documentos logísticos con IA

La innovación tecnológica está revolucionando la logística y el transporte de mercancías.Para competir en un mercado cada vez más global, las empresas necesitan tomar decisiones estratégicas para mejorar la eficacia y productividad de sus procesos.

Hoy en día sabemos que los documentos que contienen el más mínimo error pueden resultar imposibles de rastrear, provocar retrasos o cancelaciones de envíos, o acabar costando a la empresa miles o millones de euros1.
Al digitalizar los documentos logísticos, las empresas pueden reducir los tiempos de procesamiento de datos, aumentar la precisión y seguridad de la información y mejorar la gestión del flujo de trabajo, entre otros.

Para alcanzar estos objetivos, es necesario que, además de la digitalización documental, las empresas de la cadena de suministro y logística implanten la automatización de procesos a través de la Inteligencia Artificial: Las soluciones basadas en IA pueden manejar grandes cantidades de datos con rapidez y eficacia, lo que permite a las empresas tomar decisiones basadas en información precisa. Además, pueden apoyar las actividades diarias de los operarios, simplificando los flujos de trabajo y reduciendo los errores.

Profundicemos, por tanto, en la importancia de la digitalización y la automatización de procesos en logística, examinando el potencial de la Inteligencia Artificial en los flujos de trabajo de las empresas del sector.



Digitalización e innovación en logística

El sector de la logística y la cadena de suministro es especialmente complejo y depende en gran medida de procesos manuales: por ejemplo, las comunicaciones corporativas se basan a menudo en documentos en papel, o el departamento de atención al cliente introduce los datos manualmente.
Este enfoque tradicional puede ralentizar la gestión de los procesos logísticos, dificultando a las empresas la toma de decisiones estratégicas basadas en información precisa y oportuna. Por ello, la transformación digital se ha convertido en una prioridad para las empresas que buscan mejorar el rendimiento del servicio al cliente y aumentar la eficiencia de los procesos logísticos.

En este contexto, la automatización de procesos es una forma de agilizar el flujo de información y mejorar la comunicación entre los departamentos de la empresa. Gracias a la Inteligencia Artificial, las empresas pueden digitalizar los documentos logísticos y automatizar el proceso de captura de datos, reduciendo el tiempo de procesamiento y mejorando la precisión de la información para llegar a más clientes con menos esfuerzo y seguir el ritmo de la transformación digital.

La transformación digital se ha convertido en una prioridad para las empresas que buscan mejorar el rendimiento del servicio al cliente y aumentar la eficiencia de los procesos.

La digitalización y la automatización de procesos son, por tanto, cruciales para el éxito de las empresas del sector de la logística y la cadena de suministro, ya que les permiten mejorar el rendimiento del servicio al cliente, optimizar la eficiencia de los procesos logísticos y tomar decisiones estratégicas basadas en información precisa y en el momento oportuno.



Automatización de procesos mediante IA

Una de las razones por las que las empresas de logística están avanzando hacia la automatización de procesos mediante IA es para mejorar el rendimiento del servicio al cliente y aumentar la eficiencia y la productividad reduciendo drásticamente los errores.
De hecho, los operadores de atención al cliente suelen realizar tareas repetitivas de cortar y pegar, que consumen mucho tiempo y pueden ser propensas a errores de transcripción.
Con la Inteligencia Artificial, las empresas pueden automatizar estas tareas y hacer más eficiente el flujo de información.

Con la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y las soluciones integradas de procesamiento inteligente de documentos (IDP) -que extraen información de documentos en papel y electrónicos y la utilizan para permitir la automatización integral de los procesos centrados en los documentos-, los datos pueden extraerse automáticamente de los documentos logísticos y transformarse en información estructurada y de fácil acceso.
Además, las soluciones basadas en IA pueden utilizarse para procesar datos automáticamente, creando informes y analizando datos para identificar tendencias y patrones ocultos. Al automatizar los procesos, las empresas pueden reducir el tiempo de procesamiento de los datos, mejorar la precisión de la información y liberar a los operarios de tareas repetitivas.
De este modo, los operadores pueden concentrarse en actividades más creativas, estimulantes y de valor añadido, como la resolución de problemas, la gestión de clientes o la concepción de nuevas estrategias empresariales.
La automatización de procesos es un paso clave en la transformación digital de las empresas y en su capacidad para tomar decisiones estratégicas basadas en información precisa y oportuna. Veamos, pues, qué beneficios pueden aportar las soluciones basadas en IA a los flujos de trabajo de las empresas de la cadena de suministro y la logística.



Inteligencia artificial en los flujos de trabajo

El uso de la Inteligencia Artificial en los flujos de trabajo es una tendencia creciente en muchas empresas, incluidas las del sector de la logística y la cadena de suministro: McKinsey estima que las empresas obtendrán un valor económico de entre 1.300 y 2.000 millones de dólares al año por el uso de la IA en las cadenas de suministro y producción2.
Una de las aplicaciones más útiles de la IA es el procesamiento automático de documentos (IDP, Intelligent Document Processing) para extraer datos de los documentos.
Este proceso permite a las empresas un importante ahorro de papel: según el Consejo Nacional de Investigación de Turín, las empresas italianas consumen 1,2 millones de toneladas de papel al año. Esta cifra aumenta drásticamente en Estados Unidos, donde cada año se copian e imprimen más de 30.000 millones de documentos en papel3.
Mediante la adopción de soluciones de automatización de documentos basadas en tecnologías de IA e IDP, se puede eliminar casi por completo el trabajo manual asociado a la gestión de documentos y automatizar exponencialmente los flujos de trabajo. Y esta es una tendencia que ya está en marcha en la industria logística: para 2025, el mercado mundial de sistemas de gestión de documentos alcanzará los 10.170 millones de dólares, con una CAGR del 13%4.

Al automatizar los flujos de trabajo en las actividades de gestión de documentos de atención al cliente, la información se tratará de forma más eficiente, reduciendo el riesgo de errores y acelerando el procesamiento de datos.
El valor de la automatización procede principalmente de la eficiencia que genera. Una de las mayores empresas mundiales de bienes de consumo ha informado de que el uso de la automatización avanzada para resolver problemas de flujo de trabajo aumenta la eficiencia en un 30% y mejora la productividad de los empleados en un 50%5.
Usar herramientas como WENDA IA Document Processing (IDP) para extraer datos de documentos e insertarlos automáticamente en ERP, TMS u otros sistemas de negocios sin imprimirlos, puede ayudar a las compañías a mejorar su productividad y aumentar la precisión de la información.
La solución de Wenda permite digitalizar y procesar automáticamente un gran número de documentos: comprobantes de entrega (PoD), conocimientos de embarque (BoL), instrucciones de embarque, packing lists, albaranes (DDT), facturas, solicitudes de recogida, guías aéreas (AWB), solicitudes de licitación al contado, masa bruta verificada (VGM), manifiestos y muchos más.

“Al automatizar los flujos de trabajo en las actividades de gestión de documentos de atención al cliente, la información se manejará de forma más eficiente, reduciendo el riesgo de errores y acelerando el procesamiento de datos.”

La Inteligencia Artificial puede utilizarse para automatizar muchos otros aspectos de los flujos de trabajo de la cadena de suministro, como la gestión de pedidos, la planificación de envíos, la gestión de inventarios, la conciliación de datos y las reglas empresariales.
En general, el uso de la IA en los flujos de trabajo es un paso importante en la transformación digital de las empresas y la automatización de los procesos, mejorando la eficiencia y la productividad.



Conclusiones

La digitalización y automatización de procesos a través de la Inteligencia Artificial es crucial para el éxito de las empresas del sector de la logística y la cadena de suministro. La automatización de procesos mediante IA permite mejorar el rendimiento del servicio al cliente, aumentar la eficiencia de los procesos logísticos y tomar decisiones estratégicas basadas en información fiable.

El uso de herramientas como Wenda AI Document Processing puede permitir a las empresas reducir los costes de gestión del papel, ahorrar tiempo que antes se dedicaba a tareas repetitivas y de poco valor añadido, mejorar la trazabilidad de los documentos y la calidad de los servicios ofrecidos.



Notas

1. Según The Data Warehouse Institute, cada año pueden atribuirse unos 600.000 millones de dólares a errores en la introducción de datos en la cadena de suministro, la adquisición de datos y otras áreas vitales, lo que expone a las organizaciones a riesgos de cumplimiento, así como a un gran derroche de dinero y recursos. Más información en los siguientes artículos: [1], [2], [3]
2. Véase el artículo de The Economist titulado How AI is spreading throughout the supply chain
3. Omdia, Market Landscape: Intelligent Document Processing
4. Véase el artículo de Inkit titulado Automated Document Generation in 2022 & Beyond: Technology, Standards, and Market
5. IBM Institute for Business Value (2018): The Evolution of Process Automation